Departamentos de una empresa y sus funciones

Determinar los departamentos de una empresa es algo un poco complejo, para empezar cada uno tiene su política y a esto le añadimos que todas las empresas son diferentes, por lo tanto dependiendo de la empresa unas tendrán unos departamentos fusionados para ahorrar costos, otras tendrán ciertos servicios subcontratados, otras tendrán todos los departamentos de la empresa en distintas localizaciones o dentro de la misma empresa, etc.

Aun así vamos a examinar los departamentos de una empresa mas comunes, eso sí cuanto mayor es la empresa mas departamentos suelen aparecer y cuando una empresa está iniciando o es pequeña suele fusionar sus departamentos para ahorra costes.

Pero antes ¿sabes los tipos de departamentalización que existen? Te dejo un enlace con los tipos de departamentalización

¿Qué son los departamentos de una empresa?

Podemos definir los departamentos de una empresa como aquellas áreas o zonas de trabajo que llevan una actividad en concreto, el conjunto de todos los departamentos hacen que la empresa pueda funcionar correctamente. Como dijimos la cantidad de departamentos de una empresa suele depender de su tamaño.

Para organizar dichos departamentos de una empresa lo mejor es incluirlos en el organigrama de la empresa, de esta manera no hay posibilidad de error a la hora de saber que función cumple cada uno.

Cuales son los departamentos de una empresa

Esto irá en función del tamaño y sector de la empresa, pero vamos a exponer los departamentos mas habituales de cualquier empresa:

Departamento de dirección

Entre los departamentos de una empresa encontramos a la cabeza el departamento de dirección, en el cual encontramos al CEO o a la dirección de la empresa, el cual suele estar formado por directivos o socios de la empresa, las funciones del departamento de dirección son:

• Toma de decisiones para conseguir las metas de la empresa
• Inculcar los objetivos de la empresa a sus trabajadores, así como la misión y valores.
• Valorar a los empleados mas cualificados para un posible ascenso, te recomiendo como gestionar el cambio.
• La motivación de la plantilla debe ser una prioridad, en caso de ser necesario recurrir a un coach.
• Realizar la estrategia a seguir para la superación de la competencia.
• Revisión periódica de que los objetivos se van cumpliendo según los plazos planteados.

Departamento de Recursos humanos

El departamento de recursos humanos es uno de los mas complicados de tratar y de los mas conflictivos ya que se debe valorar a un posible candidato mediante unos minutos en un par de entrevistas, por eso las preguntas en dichas entrevistas suelen ser claves para averiguar las habilidades del candidato, las empresas se han dado cuenta de su complejidad y cada vez están permitiendo que empresas subcontratadas gestionen el reclutamiento. Esto es así por varios motivos:

Ahorro económico debido a que pagan a una empresa una vez o tienen una cuota la cual sale mas económica que pagar a una o dos personas, un sitio donde ubicarlos, luz, nóminas etc.

Y otra por que en caso de salir mal la contratación no son ellos los encargados de los trámites de despedir a la gente, sino la empresa contratada. En resumen menos problemas para la empresa.

Las funciones de este departamento serían:

• Contratación de personal cualificado para el puesto laboral vacante
• La resolución de los problemas entre compañeros de trabajo, en el ámbito laboral.
• Junto al departamento de dirección, mantener motivada a la plantilla.
• Realización de las nóminas de los empleados
• Analizar cada uno de los puestos laborales para buscar un mejor desempeño.
• Encargado de la prevención de riesgos laborales
• Evaluar el trabajo realizado por cada empleado en su puesto.
• Fomentar el desarrollo del trabajador para estar actualizado.
• Obtención de una buena base de datos para posibles puestos laborales.
• Conseguir los posibles beneficios sociales para la empresa.

Departamento de financiación

Otro de los departamentos de una empresa que no podemos dejar de pasar por alto es el departamento de financiación, el cual tiene una misión fundamental que es la de asesorar a dirección, suele llevarlo un administrador que es de plena confianza para los socios o consejo de administración, ya que si la empresa se queda sin capital será complicado continuar, las funciones del departamento de financiación serían:

• Búsqueda de financiación para proyectos o futuros planes.
• Planificación y análisis del departamento contable para realizar una evaluación, en resumen suele ser con un balance de situación si esto cumple o no con los objetivos marcados.
• Obtener información de donde sería posible invertir capital de la empresa o posibles beneficios de esta.
• Control de todo el efectivo que entre en la empresa bien sea por banco o por caja.
• Asesoramiento a dirección.
• Prevé de soluciones en caso de necesidades financieras de la empresa.

Departamento de ventas

Por supuesto que no puede faltar entre los departamentos de una empresa, el departamento de ventas o comercial, el cual debe tratar con todo tipo de clientes para cubrir sus necesidades mediante los servicios o productos de la empresa, realizando no solamente la venta o comercialización de dichos productos, sino consiguiendo la satisfacción de los clientes, cosa cada vez mas difícil por el nivel de competencia y exigencia, sus funciones serían:

• Conseguir las ventas propuestas por la compañía.
• Ser capaz de fidelizar al cliente.
• Conseguir la mayor conversión de ventas posibles
• Abanderar a la empresa y sus estándares de calidad propuestos por la misma.
• Realizar un seguimiento del cliente después de la venta.
• Resolución de las dudas del cliente.

Departamento de marketing

El departamento de marketing y publicidad está muy unido al departamento de ventas, sabemos que la comunicación empresa-clientes es pieza clave para el funcionamiento de cualquier empresa, el departamento de marketing se encarga de transmitir lo que la empresa quiere comunicar de la mejor manera, sus funciones serían:

• Control de las redes sociales a través de análisis del comportamiento de mercado
• Establecer la comunicación entre la empresa y clientes.
• Facilitar la motivación de la plantilla.
• Creación de anuncios, eslóganes, publicidad para venta, promociones, información de interés, etc.
• Gestión de la empresa por internet y redes.
• Creación y mantenimiento de la página web de la empresa.

Departamento de control

El departamento de control, este departamento tiene como objetivo el control de los demás departamentos de una empresa, en el tema administrativo y de presupuestos se entiende, esto se suele realizar con auditorias internas por parte de la empresa y después una auditoría externa por parte otra empresa ajena, esto se realiza de esta manera para que no existan influencias y enfocado a una mejora continua, sus funciones serían:

• Auditar cada departamento de la empresa
• Control de los registros
• Evitar cualquier tipo de corrupción.
• Detectar los problemas para localizar soluciones.
• Elevar el prestigio de la empresa al cumplir con la auditoría ambiental y su ISO.

Departamento de producción

Sin producción no se puede vender, por tanto no hay empresa, es por ello que es otro de los departamentos de una empresa que no puede faltar, eso siempre y cuando la empresa produzca su propio producto claro, el departamento de producción debemos tener claro que influye mucho el layout de la empresa ya que si este no es el mas adecuado pueden haber retrasos y complicaciones, las funciones del departamento de producción serían:

• Reducción de costes en medida de lo posible.
• Control de calidad de todo producto que se realice.
• Planificación de la producción.

Departamento legal

Estos departamentos de una empresa suelen ser delegados o subcontratados, pero si la empresa es grande puede tener un abogado a su cargo bajo nómina, es otro departamento que suele delegar, pero si es cierto que cada vez hay mas morosidad y tramites legales que deben realizarse para que la empresa esté tranquila, sus funciones serían:

• Resolver cualquier tramite legal de la empresa.
• Cobro de morosidad
• Asesoramiento jurídico.
• Evitar posibles sanciones.
• Estar actualizado en cuanto a la ley vigente.
• Tramitación de cualquier tipo de denuncia recibida o presentada.

Departamento informático

Como sabemos las TIC son claves en las empresas, por lo cual hoy por hoy muchas de ellas tienen un departamento informático cuyas funciones son:

• Mantenimiento de los servidores
• Realizar copia de seguridad de las bases de datos
• Integración de programas actualizados
• Gestión de las bases de datos
• Resolver problemas a nivel interno en cuestión de redes, ordenadores, etc.
• Instalación de nuevos ordenadores.

Departamento de compras

Este departamento de la empresa, es un punto vital para la obtención de la materia prima o recursos necesarios para la empresa a mejor precio, este departamento es conexión con todos los demás debido a que abastece a la compañía, este departamento suele se apoya en la política de compras de la empresa, sus funciones son:

• Encontrar proveedores adecuados para la empresa.
• Negociar los mejores precios posibles acorde con los estándares de calidad de la empresa.
• Analizar a la competencia en búsqueda de mejores precios.
• Análisis periódico de mercado en búsqueda de tendencias.
• Revisión de la calidad del material comprado.
• Obtener los mejores contratos con proveedores que se ajusten a las exigencias de la empresa.
• Control real del stock.
• Prevención de compras en caso de desabastecimiento.
• Tener varias posibilidades de obtención de recursos en caso de que el proveedor principal falle u ocurra algún problema

Departamento de I+D

Departamento de investigación y desarrollo sin duda puede hacer que la empresa saque la cabeza por encima de sus competidores a al hora de conseguir una mejora continua, un buen análisis de mercado o adelantándose a las tendencias del mismo, sus funciones serían:

• Análisis de la competencia.
• Análisis de mercado
• Enfoque a la optimización de procesos.
• Identificar oportunidades de mercado
• Proponer información de posible inversión a dirección.

Departamento de administración y contabilidad

En este departamento de la empresa se gestionan las entradas de dinero, facturas y todo movimiento de entradas y salidas de efectivo o registros bancarios, nada entra y nada sale sin que administración se entere ya que todo debe quedar registrado, sus funciones serían:

• Registro de facturas de clientes y proveedores.
• Emisión de facturas a clientes.
• Tramitación de impagados.
• Conciliación de cuentas bancarias.
• Arqueos de caja.
• Facilitar informes al departamento financiero o gerencia.
• Control de nóminas.
• Gestión de recibos devueltos.

Estas funciones suelen ser llevadas por un auxiliar contable en caso de que la empresa se grande, en caso de ser mas pequeña y el departamento lo lleve una o dos personas, entonces podrá llevarlo también un auxiliar administrativo.

Departamento de almacén

El departamento de almacén está muy unido al de producción, es el encargo de que no falte material para poder realizar los productos y así no parar la empresa, este departamento suelen apoyarse en inventarios de entradas y salidas de mercancía las cuales deben estar actualizadas para sus informes, veamos cuales son las funciones de este tipo de departamentos de una empresa:

• Control del stock
• Control de la calidad de la mercancía
• Recepción de la mercancía
• Registro de las entradas y salidas del almacén.
• Previsión de compras en momentos de mayor producción.
• Agilidad en la entrega de material

Departamento de logística y distribución

El departamento de logística y distribución , estos departamentos de una empresa son el último paso antes de que los productos lleguen al cliente o a la tienda donde se va a vender, sus funciones son:

• Embalaje del producto.
• Organización de los productos en furgonetas o camión de la mejor manera posible
• Planificación de la ruta mas óptima.

Espero haber aclarado las dudas sobre los departamentos de una empresa y sus funciones, te dejo un par de artículos relacionado para saber un poco mas sobre las funciones de una empresa y los tipos de departamentalización de una empresa.