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Manual de procedimientos de una empresa

manual de procedimientos de una organizacion

¿Qué es un manual de procedimientos de una empresa?

El manual de procedimientos de una empresa consiste en un documento el cual describe lo cada uno de los pasos que se debe realizar en los procesos internos de la empresa, de una forma ordenada y sistemática. En este manual de procedimiento de la organización debe solucionar de manera sencilla y entendible cada proceso que se debe realizar en la empresa, las responsabilidades y además de sus políticas empresariales.

En resumen, un manual de procedimientos de una empresa nos dice:

  • ¿Quién es el responsable de cierto trabajo?
  • Como se debe realizar cada puesto laboral.
  • Que se debe hacer cuando ocurra ciertos eventos puntuales.

Es como el manual de instrucciones de una empresa, por llamarlo de alguna manera.

Objetivo de los manuales de procedimientos

Los objetivos de los manuales de procedimientos están enfocados a una mejora continua de los procesos internos de la empresa y reducción de tiempos:

  • Facilita a las personas, realizar de una manera correcta su trabajo.
  • En caso de existir actividades de riesgo o peligrosas, se deben poner los procesos a seguir y así disminuir el riesgo.
  • Ayuda la incorporación del nuevo empleado a la empresa, ya que en caso de duda puede consultarlo.
  • Implementa el orden y la dirección.
  • Designan las responsabilidades de quien tiene que hacer, el que y el cuando.
  • Ayuda a poder mejorar los procesos, sino un proceso no está definido no se puede mejorar.
  • Facilita la eliminación o reducción de errores.
  • Mejora la comunicación entre las personas, los procesos indican con quién se debe establecer dicha comunicación para que la empresa funcione correctamente. Vamos que te dice quien se encarga de cierto trabajo para ir directamente a hablar con el en caso de alguna duda.
  • Están escritos paso a paso las actividades de la organización.

¿Cómo crear un manual de procedimientos de una empresa?

El manual de procedimiento de la compañía debe tener la siguiente estructura:

  • Filosofía empresarial.
  • Mapa de procesos.
  • Documentación del proceso.
  • Descripción del proceso.
  • Diagrama del proceso.

Para realizar correctamente los manuales de procedimiento de las empresas debemos empezar por la filosofía empresarial, ya que la filosofía que tengamos en nuestra organización va a regir todo y cada uno de los elementos y procesos de la empresa.

Pongamos un ejemplo de esto, tenemos una empresa cuyos productos o servicios son de costos elevados pero de alta calidad, entonces tenemos que enfocarnos en mantener los estándares de la empresa a los cuales el cliente está acostumbrado (productos de alta calidad) y no reducir la calidad para que estos servicios o productos sean mas económicos, ya que entonces la filosofía no sería la misma.

Dentro de esta categoría entran los cuatro elementos básicos de las empresas:

Mapa de procesos

En este punto del manual de procedimientos de una empresa se nos presenta la manera en la que está estructurada la organización, aquí tenemos los diferentes procesos, ya sean operativos, estratégicos… Con el mapa de procesos debemos ver como se relacionan todos los procesos entre sí, para conseguir las metas y objetivos en este caso sería el servicio o el producto que la empresa esta ofreciendo.

Documentación del proceso

Aquí es donde definimos los procesos, con una hoja de presentación, documentación. Debemos definir el objetivo de ese proceso concretamente esta definición nos podríamos preguntar:

  • ¿Qué quiero controlar?
  • ¿A quién afecta tanto interna como externamente?

Seguiríamos con otro apartado con las definiciones necesarias y por último las guías de apoyo, con esto estamos haciendo referencia a manuales u otros documentos que nos sirvan de ayuda para este procedimiento.

manual de procesos administrativos
Ejemplo manual de procedimiento administrativo

Descripción del proceso y los subprocesos en el manual

Este apartado se entiende mejor con una imagen, pero de todas maneras vamos a explicar este proceso del manual de la mejor manera posible. Este procedimiento consiste en describir paso a paso cada uno de los procedimientos.

Veamos como estructura la descripción del proceso del manual:

  • Nombre de la empresa y logo
  • Nomenclatura del proceso: esto solo si es posible ya que nos ayudaría en otros documentos en caso de tener que referenciar este.
  • Fecha
  • Versión: poniendo la versión significa que estos procedimientos de la organización se van actualizando.
  • El número de la hoja de procedimiento
  • Pasos del proceso uno a uno aquí indicaremos:
    • Identificar con número los pasos
    • Quién es el encargado de ejecutarlo
    • Cual es la actividad que debe realizar, esta siempre se empieza con un verbo de acción, como envía, compra, identifica etc.
  • El formato que se va a utilizar, esto será la orden de compra, inventario etc.
  • Anexos, podemos poner las imágenes o formularios que se utilizaron para hacer el formato (el paso anterior)

Diagrama del proceso

Aquí tendremos que presentar una infografía especificando los responsables, las actividades a realizar pero esto se entiende mejor en la imagen, como dicen una imagen vale mas que mil palabras.

manual de procesos de una organizacion ejemplo
Ejemplo de estructuración del procedimiento de una empresa.

Si quieres mas información sobre este tipo de estructuración te dejo un video de ejemplos de la estructuración del procedimiento de una empresa.

Ejemplo procedimiento estructurado de una organización

Manual de procedimientos de una empresa en Word

Os dejo un tutorial para realizar las estructuras de los procesos en Word.

Ejemplo para hacer el manual de procedimientos de las organizaciones

¿Cómo podemos comprobar la eficacia del manual de los procedimientos de la empresa?

Cuando el manual de los procedimientos de la organización esté realizado, hay que ponerlo a prueba. Para comprobar que este manual cumple perfectamente su función lo mejor es realizar una auditoria interna.

Debemos seguir unos pasos recomendables para que esto sea lo mas efectivo posible. Es fundamental que la persona que audite este manual de procedimientos de la empresa sea distinto del que lo realizase, la razón de esto es obvia, ya que la persona que esté auditando si a su vez lo ha escrito, no será objetivo.

Es mas ni si quiera debe pertenecer al departamento que está auditando los procesos, ya que si conoce el departamento y lo que se realiza en el, puede que de por sentado ciertas cosas que no están detalladas en el manual de procesos.

Conclusión

Llegamos al final de artículo y es pero que quedase claro en que consiste un manual de procedimientos para las organizaciones, si bien es cierto que es un resumen ya que cada empresa posee su propio manual de procedimientos y cada sector es distinto he intentado de la mejor manera que se entienda el concepto a nivel general, si necesitas alguna aclaración sobre el artículo no dudes en contactar conmigo.

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