13 Funciones de un auxiliar administrativo

Estoy seguro que has escuchado en alguna ocasión que una organización nueva, está reclutando personal para varios departamentos de su empresa y entre esos puestos vacantes un de auxiliar administrativo para el departamento de administración, en caso de querer presentarnos al puesto vacante debemos tener claras las funciones de un auxiliar administrativo.

Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo

Vamos a empezar diciendo que las funciones de una auxiliar administrativo están vinculadas con las funciones de una oficina pero recordemos que un auxiliar administrativo puede estar en almacén, producción, departamento financiero, etc. debido a esto las funciones de un auxiliar administrativo pueden variar con respecto al departamento, pero vamos a presentar las funciones básicas de un asistente administrativo o las mas comunes:

Archivo

Cuando empezamos en una empresa una de las funciones de un auxiliar administrativo es el archivo y el mas tedioso, muchas empresas suelen tener este tema apartado ya que quita tiempo y produce poco, por esto la primera función que suele realizar un auxiliar administrativo es archivar expedientes, documentos, etc. pero como uno está ilusionado por sus primeros días de trabajo pues lo hace contento.

Facturación

Independientemente del departamento al que se acceda la mayoría realiza facturas, por lo cual otra de las funciones de un auxiliar administrativo es introducir facturas en el sistema, muchas veces esto también está acumulado, hay empresas grandes que facturan mucho y tardan en acudir a recursos humanos a pedir un nuevo trabajador para que les ayude, por lo cual se va a cumulando el trabajo, hasta el punto en que para la declaración del IVA como no da tiempo a introducir todas las facturas antes del cierre se suelen sumar con calculadora y pasarle el resultado al administrador. Créeme esto es mas común de lo que parece.

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Redacción

Si estás pensando en acceder a un puesto de auxiliar administrativo, sin lugar a dudas vas a tener que redactar, cartas, informes, presentaciones, emails, etc. aquí la velocidad de teclado es importante, nadie va a contratar a un auxiliar administrativo para su empresa si escribe con dos dedos, a no ser que sea el hijo del jefe. A su vez se debe saber como redactar cada documento y dependiendo de a quien vaya dirigido, ya sabes cada documento tiene su formato.

Recepción de llamadas

Lo mas habitual es que la función de recepción de llamadas sea una función del auxiliar administrativo de cada departamento, incluso a veces si no hay recepción, cualquier llamada entrante puede saltar al puerto de administración para redirigirla al departamento correspondiente, de ahí la utilidad de las centralitas virtuales.

Atención al cliente

Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento y las funciones específicas del auxiliar administrativo, es posible que se deba atender a los clientes de manera física ya que suele estar en la primera posición cuando el cliente entra en el departamento, por ejemplo si estamos en el departamento de marketing como asistente administrativo y viene un cliente por una campaña, deberemos atenderlo de la mejor manera posible, eso sí esta función puede ser de las mas complicadas ya que existen todo tipos de clientes.

Nóminas

Esta función es posible que sea asignada al gerente de recursos humanos, esto dependerá de la empresa, pero en la mayoría de casos es una función de auxiliar administrativo. En ocasiones si la empresa tiene subcontrada una empresa externa como una gestoría es posible que la realicen ellos.

Agendar

Otra de las funciones de un asistente administrativo es llevar un control de la agenda es básico para llevar una organización administrativa óptima, así no se nos pasarán ciertos plazos, no se solaparán reuniones, no se nos olvidará presentar ciertos informes o cualquier otra función que debamos realizar a lo largo del tiempo, sabemos que con la cantidad de actividades que hay en una oficina es muy fácil olvidar algo, por ello debemos apuntarlo todo en la agenda.

Documentación

Hay ciertas funciones que un auxiliar administrativo debe realizar para tener toda la documentación en regla, esto es fundamental para las auditorías ya que revisan que todo esté en regla, funciones como:

• Digitalización de documentos.
• Fotocopias.
• Impresiones.
• Reportes etc.

Correo

Aunque cada vez menos común debido a los correos electrónicos y digitalización de documentos, además del ahorro de papel y lucha a favor del medio ambiente, hay que priorizar el correo según urgencia, esto es de vital importancia sobretodo de cartas como Hacienda.

Cálculos

Por regla general una de las funciones de un auxiliar administrativo es la de realizar cálculos básicos, dependiendo de si hay que recoger efectivo, cobrar facturas, realizar balances generales, resultados, datos etc.

Apoyo

Cuando hablamos de apoyo, hablamos de que las funciones de un auxiliar administrativo no se basa solo en su puesto laboral, ya que en muchas ocasiones deberemos apoyar en temas de auditoría para presentar documentación, apoyo a recursos humanos con salarios y nóminas, telefónico si cuando entran llamadas aleatorias, vamos un poco comodín de la empresa.

Cuadres

Este punto solo afectará a los asistentes administrativos que realicen cuadres de caja o conciliaciones bancarias, tanto la caja como los bancos deben estar cuadrados con los registros en el programa de gestión.

Programas de gestión

Para finalizar las funciones de un auxiliar administrativo es conocer y saber manejar ciertos programas de gestión y sistemas operativos, por lo normal cada empresa utiliza su propio programa de gestión pero todos o casi todos utilizan Excel para inventarios, cálculos, etc. Word para redactar cartas, informes… PowerPoint para presentaciones etc.

Habilidades de un asistente administrativo

Una vez vistas las funciones principales de un auxiliar administrativo, vamos a presentar las habilidades necesarias para desempeñar correctamente dichas funciones, las habilidades de un asistente administrativo son:

• Habilidad de utilización de centralita telefónica.
• Organizado.
• Responsabilidad.
• Puntualidad.
• Capacidad analítica.
• Tomar decisiones dentro de sus responsabilidades.
• Capaz de mantener la motivación bajo presión.
• Conocimientos generales de equipos de oficina.
• Detallista.
• Habilidad para la comunicación.
• Capacidad de establecer prioridades.
• Habilidoso con los programas de gestión y sistemas operativos.
• Debe ser de fácil aprendizaje.
• Capacidad de adaptación.
• Efectivo a la hora de organizar su tiempo.

Estas son las habilidades básicas para poder realizar una asistencia administrativa correctamente en cualquier departamento de la empresa, ya dependerá del departamento de si necesita tener algún tipo de conocimiento mas por ejemplo un auxiliar administrativo contable o un contador necesitará conocer las cuentas contables, si es de almacén necesitará logística y conocer los registros etc…

• Referencias

ADMINISTRACION Y FUNCIONES DE LA EMPRESA, 2008, editorial Sanz y Torres

CARLOS RODRIGO ILLERA