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¿Cómo hacer un inventario en Excel? con ejemplos

como hacer un inventario de excel

¿Qué es un inventario Excel?

Hacer un inventario en Excel es una gran opción ya que tendremos no solamente la posibilidad de tener nuestro stock perfectamente gestionado, sino que además podremos realizar los informes necesarios para obtener la información que nos haga falta, bien sea el valor de los productos, las existencias, balance de situación, informe sobre ventas etc.

El inventario de control de stock en Excel sigue siendo una de las mejores herramientas para tener nuestro inventario al día llevando una gestión de las entradas y salidas de mercancía.

Llevar un inventario en Excel puede ser algo complicado para quien no lo ha realizado nunca, pero en este artículo te mostraremos lo fácil que se puede manejar y hacer los inventarios

Realizar un sistema de control de inventarios en Excel nos puede facilitar mucho la gestión de la empresa con ellos podemos hacer:

¿Cómo hacer un inventario en Excel? (con fotos)

Abrimos un archivo nuevo en Excel

inventario para excel
Inventario en Excel paso a paso

Una vez abierto debemos agregar dos hojas mas al documento de Excel, cambiaremos los nombres de hoja1, hoja2, hoja3 por el de Stock o inventario, Entradas o Compras y Salidas o Ventas (como mas os guste)

crear un inventario en excel
Crear tu inventario en Excel

Una vez tenemos las tres hojas nombradas en la primera línea de cada hoja debemos poner lo siguiente (esto es una aproximación ya que los datos pueden variar según empresa o necesidades)

En la hoja del stock:

  • Código (identificación de la mercancía)
  • Nombre o producto o artículo (el nombre del la mercancía)
  • Descripción
  • Stock inicial (este puede ir desde 0 hasta el que tengas en principio)
  • Compras o entradas
  • Ventas o salidas
  • Total (el resultado de las compras y ventas)
inventario con excel
Control de inventarios en Excel

En la hoja de Entradas:

  • Nº de Factura de compra
  • Fecha de la Factura
  • Código
  • Artículo o producto
  • Cantidad de artículos
inventario excel con fotos
Crea tu inventario paso a paso con Excel

Para la hoja de salidas:

Pondremos los mismo datos conceptos que la hoja de entradas

entradas y salidas en excel
Ejemplo de inventario con Excel

Ya tenemos nuestro excel preparado para insertar la tabla.

Tabla de inventario en Excel

Para colocar la tabla antes de nada lo primero que debemos hacer es seleccionar todas las celdas y columnas.

excel inventario y ventas
Inventario en Excel con fotos
inventario de excel
Controla tu stock con un inventario de Excel
hacer inventario en excel
Salidas y entradas en Excel

Vemos como nuestra plantilla de Excel a cambiado significativamente.

inventarios con excel

El siguiente paso es cambiar el nombre de la Tabla1 por el de Stock

hoja de inventario
Paso a paso inventario con Excel

Realizamos esta misma operación con las dos hojas restantes, les ponemos la tabla y les cambiamos el nombre de la tabla por el mismo que tiene la hoja. Al igual que en la hoja stock pusimos el nombre de la tabla como stock, en la de entradas la tabla será entradas etc.

Introducción de artículos o productos

Finalizado el paso anterior con las tres tablas bien denominadas, procedemos a meter los códigos de los productos este código irá determinado por la empresa o por número de identificación, pero si realmente nos da igual y solo queremos denominar a los código por ejemplo con “P + un número” podemos poner en la celda de abajo del código P1 y arrastra hacia abajo para que lo haga correlativamente.

hoja para hacer inventario
Hoja de Excel para inventario

Después de este paso nos vamos a la hoja Entradas

Seleccionamos las celdas donde pone código (sin marcar la celda donde está escrito), le daremos a la pestaña datos y presionaremos validación de datos

control de stock con excel
formato de inventario

El recuadro donde pone origen seleccionaremos los datos de la primera hoja “stock” donde pusimos los códigos

plantillas de inventario en excel entradas y salidas
Pasos para crear un inventario con Excel

Gracias a esto ya tenemos un menú desplegable con el código de los artículos.

formato inventario excel
Formato de inventario con Excel

Repetiremos este paso en la hoja de salidas

Ahora toca rellenar todos los datos faltantes en la hoja, control, stock inicial y nombre o artículo

formato de inventario de materiales

Una vez realizado este paso, vamos a la hoja de entras y colocamos en la columna producto la siguiente fórmular:

=BUSCAR([Código];Stock;Stock[Producto])

inventario de almacén en excel

En el momento que pongamos la fórmula en todas las casillas, automáticamente se pondrá el nombre, recuerda que si pusiste otros nombres en los conceptos o en las hojas, deberás cambiarlo en la fórmula.

formulas de excel para inventarios

El siguiente paso es rellenar las facturas, la fecha y cantidad.

inventario en excel ejemplo

Debemos realizar la misma operación con la hoja de salidas

inventario de productos excel

Una vez preparado, ahora toca automatizarlo

Inventario automatizado en Excel

Para agilizar todo el procedimiento que lleva el registro de un inventario vamos a realizar unas fórmulas para que se rellene por el mismo

En la hoja de stock, en la columna de entradas coloca la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI([@[Código ]];Entradas[@Código];Entradas[@Cantidad])

Esto provocará que se rellene automáticamente

inventario de excel

Sólo nos quedará colocar dos fórmulas mas las de Salidas

=SUMAR.SI([@[Código ]];Salidas[@Código];Salidas[@Cantidad])

Y las del total para saber cuanto tenemos en stock

=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]

Con esto ya tenemos listo nuestro inventario en Excel

Control de inventario en Excel

Nada mejor que un ejemplo de un inventario en Excel que con un video

Inventario automatizado en Excel

Te dejo un video explicativo de como automatizar un inventario en excel

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