El balance de situación de una empresa, también denominado balance de posición o balance de situación de una empresa, es un balance que está compuesto por el activo, patrimonio y pasivo de la compañía. Gracias a este balance de situación vamos a saber que tiene la empresa, con esto estamos diciendo que podemos ver si tiene créditos, que cuentas tienen en los bancos, el capital etc. El balance de situación es imprescindible para cualquier tipo de empresa.
¿Para que sirve un balance de situación de una empresa?
La importancia del balance de situación es que nos va a mostrar la situación de una empresa u organización, incluso de una persona física que lleva actividades empresariales, el balance de situación anual nos va a decir a modo gráfico que tiene la empresa, su capital, las deudas y además quien forma dicha organización.
Componentes del balance de situación de la empresa
Antes de pasar a su estructura es importante tener claro los conceptos sus componentes ya que si empezamos hablando de activos pero no sabemos lo que es no tiene mucho sentido seguir ampliando los conocimientos. El balance de situación se compone de tres componentes:
Activo
Son todos los bienes y derechos que posee una empresa, como por ejemplo dinero, coches, edificios, eso sí todo debe estar a nombre de la empresa y comprado con el dinero de la misma.
Pasivo
El pasivo consta de todas las obligaciones y deudas que tiene una empresa, como por ejemplo, una deuda con un proveedor, un préstamo pedido al banco, etc. En este componente también se reflejan los impuestos que se deben abonar.
Patrimonio
El patrimonio o capital social se refiere a todo el dinero o bienes expresados monetariamente de la empresa, pongamos un ejemplo ya que se puede confundir con el activo, supongamos que hemos creado una empresa y necesitamos 10.000$ para iniciar la empresa, entonces este dinero se debe reflejar en el activo y en el patrimonio.
Estructura del balance de situación de una empresa
La estructura del balance de situación de una empresa se plantea de la siguiente manera
- Activos
- Caja o banco
- Clientes
- Almacén
- Total activos
- Pasivo
- Proveedores
- Préstamos
- Deudas
- Total pasivos
- Capital
- Capital social
- Resultado del ejercicio
- Total capital social
Ejemplo balance de situación de una empresa
Todo lo digo anteriormente está muy bien, pero para entender bien algo lo mejor es un ejemplo y con el balance de situación de una empresa no íbamos a hacer una excepción.
Vais a montar una empresa por ejemplo podemos llamarla Proceso Administrativo, S.A. y entre tu y el socio tenéis entre ambos unos 5.000,00$ para empezar la empresa, por lo cual estos 5.000,00$ estarán reflejados en el capital social y en la caja o banco. Pero vamos a suponer que nuestro socio ya tiene cierta materia prima, artículos o elementos con los que poder iniciar la empresa pero no es efectivo y esto está valorado 3.000,00$, este dinero habría que sumarlo al capital social y reflejarlo en almacén quedando un total de:
- Activos
- Caja o bancos 5.000,00$
- Almacén 3.500,00$
- Capital
- Capital social 8.500,00$
Como con ese dinero no podemos iniciar ya que necesitamos mas vamos a pedir un préstamo al banco de 10.000,00 $ esto estará reflejado tanto en la caja o bancos ya que recibimos el dinero y en el préstamo ya que debemos pagarlo.
- Activos
- Caja o bancos 15.000,00$
- Almacén 3.500,00$
- Pasivo
- Préstamos 10.000$
- Capital
- Capital social 8.500,00$
Perfecto ya tenemos la mitad de los elementos del balance de una empresa, tenemos prestamos, tenemos capital, tenemos las necesidades financieras cubiertas al menos hasta el momento, pero… necesitamos stock, productos, mas material para vender, por lo cual conseguimos que el proveedor nos entregue la mercancía por un valor de 1.200,00$ con una fecha de pago a 90 días. Esto se debe introducir en el balance de situación de la empresa de la siguiente manera:
En el almacén ya teníamos 3.500,00$ procedentes de nuestro socio al cual añadiremos 1.200,00$ procedentes del proveedor, que a su vez tendremos que añadir estos 1.200,00$ en la cuenta de pasivo del proveedor ya que se considera deuda y debemos pagarlo
- Activos
- Caja o bancos 15.000,00$
- Almacén 4.700,00$
- Pasivo
- Préstamos 10.000,00$
- Proveedor 1.200,00$
- Capital
- Capital social 8.500,00$
Supongo que hasta aquí no hay dudas, si te has dado cuenta lo que entra por un lado como activo sale por el otro como pasivo, vamos que siempre tiene que ser el mismo resultado la suma de activo con respecto a la suma de pasivo + capital social.
Seguimos realizando el balance de situación de la empresa, posteriormente esa mercancía que compramos al proveedor por 1.200,00$ la vendemos al cliente por 2.200,00$ pero este nos pagará en 30 días Ojo! con este paso, debemos introducir los 2.200,00$ en la cuenta de activos de cliente, pero la mercancía ha salido por lo tanto debemos restar del almacén la mercancía que le compramos al proveedor en este caso 1.200,00$ quedando el balance de situación de la empresa de la siguiente manera:
- Activos
- Caja o bancos 15.000,00$
- Cliente 2.200,00$
- Almacén 3.500,00$
- Pasivo
- Préstamos 10.000,00$
- Proveedor 1.200,00$
- Capital
- Capital social 8.500,00$
En caso de que el cliente nos hubiese abonado la mercancía al momento ese abono habría pasado a la cuenta de caja o bancos y no a la del cliente.
Al igual que si hubiéramos pagado la cuenta pendiente del proveedor en el pasivo el proveedor quedaría en 0 y se restaría la dicha cantidad de la caja o bancos de la cuenta de activos.
Ahora estarás pensando, vale si hago la diferencia de activos, pasivos y capital me nos da 1.000,00$ mas en la cuenta de activos, entonces como cuadramos las cuentas para tener lo mismo en activos como en pasivo y capital, el beneficio obtenido por la venta de mercancía a los clientes debemos añadirlo en el resultado del ejercicio y como recordarás esta cuenta pertenece al capital por lo cual quedaría de la siguiente manera:
- Activos
- Caja o bancos 15.000,00$
- Cliente 2.200,00$
- Almacén 3.500,00$
- Total activo 20.700,00$
- Pasivo
- Préstamos 10.000,00$
- Proveedor 1.200,00$
- Capital
- Capital social 8.500,00$
- Resultados del ejercicio 1.000,00$
- Suma total pasivos y capital: 20.700,00$
A continuación representaremos como se ve normalmente un balance de situación de cualquier empresa
Como hacer un balance de situación en Excel, explicado
Supongo que no habrá quedado dudas sobre como realizar un balance de situación pero por si acaso no está demás poner un video sobre este tema.
Conclusión
Espero haber dejado claro en que consiste en el balance de situación de una empresa ya que es la clave para saber en que estado se encuentra la misma, sin embargo este balance de situación es muy sencillo pero lo importante es que se entienda el concepto de cuenta de balance ya que lo que entra por un lado sale por otro y eso es así siempre nunca pueden descuadrar las cuentas. En caso de algún descuadre hay una entrada o salida mal efectuada, el balance de situación es imprescindible para cualquier empresa sobre todo en el departamento de contabilidad financiera.
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