Oficina administrativa y sus funciones

Existen muchas actividades que se realizan en una oficina administrativa, todas las funciones que vamos a describir en este artículo son ideales para dominar el puesto de un administrativo en una oficina, sin lugar a dudas al dominar estas funciones no se tendrá ningún problema en el proceso de reclutamiento.

Además debemos recordar que hay ciertas habilidades que necesitan en muchos departamentos de la empresa y no solamente en el departamento de administración.

¿Qué trabajos se realizan en una oficina administrativa?

Cuando hablamos de actividades que se realizan en una oficina administrativa, por lo normal estamos hablando de las funciones de un auxiliar administrativo, el cual debe cumplir con unas funciones específicas dependiendo su departamento y necesidades del mismo, vamos a ver las funciones mas comunes que se realizan

Redacción de textos

Por regla general la redacción de textos es la principal función que realiza un auxiliar administrativo, en cualquier oficina es una actividad básica que suele hacerse casi a diario, por eso muchas veces en entrevistas o pruebas de selección de personal piden la valoración de velocidad de escritura.

El auxiliar administrativo de saber como redactar los textos en función de las peticiones de gerencia y necesidades de la empresa, esta actividad se realiza para gestión interna y externa de la organización, esto incluye por supuesto informes, correos electrónicos, cartas, reclamaciones, etc.

Registro de la documentación

Esta actividad es básica para poder llevar un control administrativo y un orden fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Es el encargado de almacenarlo, tenerlo completa y en regla bien sea en formato físico como archivadores, carpetas, expedientes etc. o en formato digital.

Atención telefónica

Por regla general esta función de oficina se realiza en todos los departamentos o incluso una centralita virtual para empresas mas grandes. Pero otro trabajo que realiza la oficina administrativa es la de atender las llamadas que entran de fuera de la empresa, bien sea para responder o para transferir la llamada al departamento correspondiente.

Proceso de contabilidad

Es muy probable que el administrativo de cada departamento deba aportar los resultados contables que ha realizado dicho departamento, con estas funciones o actividades de oficina nos referimos a:

• Facturación
• Costos
• Cálculo de salarios
• Impuestos
• Deducciones etc.

Aunque si la empresa es grande, esta tarea será una de las funciones de un auxiliar contable.

Agendar

Es imprescindible saber que hacer y cuando hay que hacerlo, esto no sería posible si no se cumpliera esta función en la oficina, ya que si el auxiliar administrativo no lleva un control de la agenda como reuniones empresariales, citas con los clientes etc.

Recepción del correo

Sabemos que el correo no es lo que era cientos y cientos de cartas pero eso no implica que actualmente no se sigan recibiendo y enviando, sabemos que no es una de las funciones de la oficina mas complicadas pero sí es una función administrativa con mucha responsabilidad, debemos seleccionar bien la preferencia y ubicación de donde deben colocarse las cartas y distribuirlas a sus correspondientes departamentos en orden de urgencia.

Impresión de documentación

Es cierto que el mundo digital se está imponiendo a pasos agigantados, pero aun así una de las funciones básicas en una oficina es la de imprimir la documentación y tenerla debidamente almacenada en los archivos de la empresa. Además los informes presentados a gerencia suelen pedirse en formato impreso.

Auditoría

Ya se que las auditorías es una función de otro departamento e incluso externas a la empresa, pero cuando los auditores piden documentación, explicación por algún registro, o alguna otra cosa que tenga que ver con las funciones o actividades que se realizan en una oficina administrativa, es precisamente el auxiliar administrativo el que proporciona dicho documento, registro etc.

Salidas de la oficina

Hay actividades que se realizan fuera de la oficina, en varias ocasiones se debe salir de la empresa para realizar trámites, entregas de documentación, ingresos bancarios, retiradas de dinero, entrega del correo, etc.

Atención al cliente

Bien sea mediante centralita telefónica o presencial no debemos olvidarnos que la empresa las mayores actividades que realiza es con clientes y proveedores, por lo cual la atención de los mismos es una función básica que se debe dominar a la perfección y en muchas ocasiones no suele ser sencillo, te pongo unos ejemplos:

• Clientes molestos por problemas con los servicios de tu departamento.
• Morosos
• Clientes que simplemente han tenido un mal día.
• Proveedores que no cumplen con los plazos
• Proveedores a los que les debemos facturas
• Clientes o proveedores que hablaron con tu jefe directo y este no cumplió el trato o se olvidó, si eso también hay que saber controlarlo, etc.

Quizás esta sea una de las funciones que se realizan en una oficina mas complicadas pero mas valoradas de la empresa.

Logística

La logística función de oficina tiene que ver con el layout del departamento, la recepción de mercancía debe ser debidamente controlada y almacenada correctamente para saber su ubicación. Se debe comprobar que la mercancía recibida cumple con las políticas de compra, además de chequear el albarán con la mercancía, esta tiene que ser registrada.

Reuniones

Esto suele depender del tamaño de la empresa puede ser trimestral, semestral, anual o combinadas, bien estarás pensando que aquí llegas te sientas y ya ¿verdad?, pues no, eso es lo que hace casi todo el mundo, pero si hay una reunión es por algún motivo, es momento de llevar posibles soluciones en caso de saber dicho motivo.

En caso de que no tengamos la menor idea hay que llevar papel y bolígrafo, siempre, aunque os digan que no hace falta. Un gerente siempre anota sus ideas para que no se le olviden, si este ve que hacemos lo mismo verá una característica interesante y créeme que son cosas que van sumando puntos para ascender.

Gestión financiera

Uno de las mayores responsabilidades de las funciones que se realizan en una oficina es la de la gestión del efectivo, se debe tener sumo cuidado con esta función ya que una factura mal cobrada puede traer consecuencias negativas en el puesto laboral, aquí el arqueo de caja participa como actividad clave para tener las cuentas claras. También esto afecta a la contabilización de bancos, un mal registro y puede ser un auténtico quebradero de cabeza.

Destreza en equipos informáticos

Esta actividad o función de oficina se da por supuesto ya que las TIC revolucionaron las empresas hace algunos años, pero si nunca hemos utilizado una fotocopiadora, proyectores, impresoras, ordenadores en red, puede ser que nos quedemos sin saber que hacer, bien es cierto que si hay un problema la persona encargada del departamento informático debe solucionar, pero a veces simplemente colocando bien las hojas en la fotocopiadora, reiniciando el router o poniendo un cable del proyector al portátil en vez de conexión bluetooth podemos solucionar el problema.

Gestión de programas

Debemos conocer ciertos programas que ya se consideran básicos para las funciones que se realizan en una oficina, a mayor conocimiento mejor velocidad podremos adquirir estos son:

• Programa de gestión de la empresa estos pueden ser:
  • SAP, quizás el mas utilizado para la gestión de empresas.
  • Oracle Netsuite, algo mas completa que SAP.
  • Microsoft Dynamics, tiene una enorme versatilidad.
• Excel,
  • ideal para control de stock, inventarios, balances de situación, etc.
• PowerPoint
  • Uno de los mejores programas para presentar datos en reuniones, infografías, resultados etc.
• Word
  • Ideal para la redacción de textos.
• Outlook
  • la empresa que no tenga un servidor propio de correo electrónico suele utilizar esta plataforma por su facilidad de combinación de cuentas.
• Gestión del sistema operativo correspondiente,
  • Windows o Linux.

Te dejo un enlace para que veas un poco el funcionamiento de SAP que suele ser el mas utilizado por las empresas

Administración

La función mas básica de la oficina, cuando hablamos de administración hablamos del control del puesto laboral, priorizaciones de facturas, pagos, abonos, informes, adelantarse a los cierres para la solución de problemas, reclamación de documentación faltante bien sea entre departamentos como facturas o documentación personal del cliente o de algún expediente, para no tener problemas con auditorías ni cosas similares, saber en que momento realizar ciertas actividades es fundamental para llevar de una manera correcta la oficina y por supuesto esto se verá reflejado en la empresa.

Conclusión sobre las funciones de oficina

Hemos llegado al final del artículo y espero que las actividades que se realizan en una oficina administrativa quedasen claro, ahora bien esto dependerá de la empresa ya que no todos los auxiliares administrativos realizan las mismas funciones ni poseen las mismas habilidades, pero si que he descrito las mas habituales y si se logran dominar estas funciones de oficina no se tendrá ningún problema para acceder al puesto laboral, cualquier duda ya sabes que puedes dejar un mensaje o contactar conmigo por email.

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