Antes de hablar de las reuniones de trabajo efectivas, vamos a explicar un poco en que consisten las reuniones de trabajo y así como encontrar las diferencias entre una reunión normal y otra que sea eficaz.
¿Qué son las reuniones de trabajo efectivas?
Podemos tomar como definición que las reuniones de trabajo efectivas son un encuentro de personas para debatir, compartir información y tomar decisiones que conciernen a la empresa. Las reuniones de trabajo suelen formar parte de toda la organización y se utilizan como herramientas de comunicación y resolución de problemas.
Las reuniones pueden realizarse de forma interna o externa. Internas, con miembros de la misma empresa, y externas, con clientes u otras organizaciones.
Las reuniones pueden ser formales o informales. Las reuniones formales suelen tener lugar en definidos, como salas de conferencias o de reuniones (físicas) o a través de teleconferencias o videoconferencias (virtuales). Las reuniones informales tienen lugar siempre que la gente se reúne para hablar.
¿Cual es el objetivo de las reuniones de trabajo?
El objetivo de una reunión de trabajo es facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas mediante el intercambio de información y de ideas. Las reuniones pueden utilizarse para otros fines, como crear unidad de equipo, tomar decisiones, planificar y organizar, informar o educar. Hay muchos tipos diferentes de reuniones y cada uno de ellos puede servir para su propio propósito.
Las reuniones pueden tener varios objetivos, pero los objetivos mas comunes son:
- Recoger información, ideas y opiniones.
- Explorar nuevas ideas y áreas, para esta opción lo normal es una lluvia de ideas.
- Tomar decisiones.
- Desarrollar el rendimiento del equipo.
- Comunicar al personal.
Tipos de reuniones de trabajo
Los siguientes son tipos comunes de reuniones de negocios:
- Reunión programada:
- Una reunión periódica que se celebra en un horario regular, como por ejemplo todos los lunes a las 10 de la mañana.
- Reunión permanente:
- Una reunión regular que tiene los mismos participantes y el mismo orden del día cada vez. Suele programarse el mismo día y hora cada semana o mes.
- Reunión especial:
- Las reuniones especiales pueden celebrarse en respuesta a una situación inesperada que requiera atención inmediata, como un cambio repentino en la situación financiera de la organización o información que requiera una acción rápida. También se pueden convocar reuniones especiales para abordar cuestiones o problemas específicos que afecten al funcionamiento de la organización.
- Reunión de emergencia:
- Reunión urgente convocada en respuesta a un suceso arrepentido o una crisis, como un accidente, un desastre natural, una caída de los equipos o una amenaza para la seguridad.
- Conferencia telefónica:
- Una llamada telefónica con múltiples participantes (vamos un Zoom) que pueden estar en diferentes lugares pero que pueden escuchar la conversación y hablar si lo desean. Se suele utilizar en lugar de una reunión programada, cuando los participantes no pueden reunirse en persona por cualquier motivo.
No solamente existen estos tipos de reuniones de manera y forma sino también por jerarquías u organigrama:
- Reuniones de personal:
- Las reuniones regulares de personal se celebran periódicamente para discutir las metas y objetivos del departamento, para poner al día a los empleados sobre nuevos procedimientos o políticas, y para comunicar los cambios organizativos.
- Reuniones de la Junta Directiva:
- Las reuniones de la junta directiva se celebran mensual o trimestralmente y en ellas se discuten los planes y estrategias de la organización. Una reunión de la junta directiva puede no tener un orden del día establecido; es simplemente un momento para la lluvia de ideas.
- Reuniones del equipo directivo:
- Las reuniones del equipo directivo se celebran semanalmente para evaluar el progreso de los distintos proyectos llevados a cabo por cada departamento de la organización. En estas reuniones suelen participar los directores de todos los departamentos de la organización, que discuten sus proyectos actuales y proporcionan información actualizada sobre su progreso.
Además de esto encontramos los tipos de reuniones de trabajo por motivos como pueden ser:
- Reuniones para tomar decisiones: El grupo se reúne para tomar una decisión.
- Reuniones de progreso: El grupo se reúne para mantenerse al día sobre el progreso hacia un objetivo.
- Reuniones de información: El grupo se reúne para que una persona pueda compartir información con todos los demás.
- Reuniones de reflexión: El grupo se reúne para generar nuevas ideas de soluciones o mejoras.
- Reuniones de resolución de problemas
Características de las reuniones de trabajo
El profesional de negocios medio asiste a 62 reuniones al mes, con una media de siete horas semanales dedicadas a las reuniones, es importante saber como llevarla o al menos que características puede tener, esto nos dará un pequeño esquema eso es casi un trabajo a tiempo completo.
Por eso, si diriges una reunión, es tu responsabilidad asegurarte de que el tiempo se utiliza de forma eficaz o si asistes a una, es tu responsabilidad ayudar a mantener el rumbo de las cosas. Para esto te dejo unos puntos clave que tiene cualquier reunión de trabajo:
- Envía un orden del día antes de la reunión y cúmplelo durante la misma.
- Empieza y termina a tiempo.
- Haz que la reunión sea lo más breve posible.
- Mantener un número reducido de asistentes.
- Asegúrate de que todos participan.
- Termina cada reunión con unos pasos claros.
Reuniones de trabajo efectivas
Para que una reunión de trabajo sea eficaz no tiene nada que lo que dure ni cuantas personas estén implicadas, ya que lo importante es que la empresa pueda avanzar gracias a esta reunión y las decisiones que se tomen en ella.
Lo que es importante, además de las ideas que se expongan, es que estas reuniones deben tener varios elementos que ayuden a que sea efectiva:
Propósito
Esto es evidente, toda reunión debe tener un propósito y a su vez hay que asegurarse de que todos entienden por qué están allí y qué se espera de ellos. Si la gente no conoce el propósito, no puede contribuir de forma eficaz.
Preparación
Antes de convocar la reunión, hay que prepararla se debe tener todo el material relevante y por supuesto, este debe estar disponible, además de que todos han tenido la oportunidad de examinarlo. Esto es importante debido a que si la reunión debe estar parando cada dos por tres va a afectar a la concentración y por ende a la efectividad de la misma.
Orden del día
Un orden del día claro garantiza que todos sepan qué puntos se van a tratar, quién es el responsable de cada punto y cuánto tiempo se va a dedicar a cada tema. También ofrece a los participantes una forma fácil de seguir el progreso durante la reunión.
Mediador
Las reuniones deben contar con un mediador designado que haga cumplir el orden del día, mantenga las discusiones dentro del tema y se asegure de que todos tengan la oportunidad de ofrecer sus opiniones e ideas.
Para que las reuniones sean eficaces y atractivas, necesitan objetivos claros y elementos de acción. Una reunión sin objetivos no es más que un grupo de personas en una sala perdiendo el tiempo. Las reuniones de trabajo mas significativas son cruciales para una cultura de trabajo saludable, pero sólo si sabes lo que estás haciendo cuando las organizas o asistes a ellas.
- Te dejo un enlace relacionado con la cultura de la empresa, seguro que te interesará.
Hasta aquí el artículo de que son las reuniones de trabajo efectivas, espero te ayudara a realizar las reuniones mas eficaces y ver todos los tipos distintos que existen, para cualquier duda ya sabes déjame un comentario.