¿Qué es la gestión por procesos o BPM?
La gestión por procesos también conocida como Business Process Management (BPM) podemos definirla como la forma en la que la empresa se organiza internamente para transformar la entrada en el resultado esperado. Además podemos añadir que el BPM cambia el enfoque de muchas empresas en el cual el trabajador tiene como objetivo realizar su trabajo y ya, esto gracias al BPM su objetivo es el de alcanzar el objetivo como un equipo.
Un dato antes de continuar no debemos confundir procesos con procedimientos, el proceso es el total de las entradas que se modifican a través de las actividades de la empresa en resultados. Un procedimiento es lo que describe cada una de las actividades. Vamos que el proceso es toda la gestión que hay que realizar, procedimiento es la tarea que hay que hacer.
Sistema de gestión por procesos
Antes de aplicar la gestión por procesos debemos realizar un sistema de gestión por procesos, esto es determinar como la empresa va a transformar la materia prima en el resultado esperado, este sistema está relacionado con la norma ISO 9001 de gestión de calidad, voy a esquematizar el sistema de gestión por procesos para que se pueda entender lo mas fácilmente posible:
Pasos para el sistema de gestión por procesos:
- Determinar que se va a comprar y cual será su resultado
- En este punto la empresa debe tener claro que materia prima quiere transformar. Por ejemplo como la madera se va a convertir en un mueble.
- Para este punto se debe determinar cuantos procesos y actividades serán necesarios. Por ejemplo comprar la madera, mediarla, cotarla, lijarla, pulirla, encolarla, etc.
- Cual va a ser la secuencia que se va a seguir
- Se debe determinar desde el proveedor o proveedores que se van a comprar hasta entregar el producto al cliente o empresa.
- Metodología
- Establecer los métodos necesarios para que sea eficaz y siempre bajo las políticas de la empresa, con misión, valores y objetivos como estandartes. Se debe especificar muy bien cada procedimiento y como se agrega valor en cada uno. Aquí añadimos las herramientas de medición para comprobar el proceso de calidad establecidos por la empresa.
- Los recursos necesarios.
- El punto mas complicado de aplicar del BPM para las empresas, soltar el dinero, aquí se debe establecer cual va ser la inversión y en que áreas, ya sea en recursos humanos, departamento financiero, infraestructuras, recursos tecnológicos, logística, etc.
- ¿Quién va a ser el responsable?
- Por regla general son los jefes de cada departamento, administrador, gerente de recursos humanos, contador, supply chain manager, director de proyecto o líder correspondiente.
- Evaluación
- Una vez aplicado todo lo anterior se debe realizar una evaluación para considerar los riesgos o incluso las oportunidades que se pueden presentar en los procesos, una vez analizado y aplicadas las herramientas de evaluación se presentan los resultados a gerencia con posibles sugerencias de cambio, la dirección de la empresa deberá tomar decisiones en función de los resultados y sugerencias.
Te dejo un enlace relacionado con este punto el lean manufacturing o como trabaja Toyota en sus procesos.
Como aplicar el BPM
Sabiendo que el objetivo a alcanzar es el objetivo del equipo de cada uno de los departamentos de la empresa por que así se alcanzarán las metas propuestas por la organización, esto debe realizarse aplicando cuatro elementos:
- Definición de actividades, todo el mundo debe saber lo que tiene que hacer y el objetivo a perseguir.
- Se debe utilizar herramientas de medición y control.
- Aplicar la mejora continua.
Antes de comenzar la empresa debe saber cual es la transformación que pretende realizar, vamos como convertir una materia prima en un producto final, para esto se debe tener en cuenta cuantas actividades y procesos se deben realizar, esto dependerá de la empresa por supuesto, no es lo mismo los procesos en una petrolera que en una cadena de alimentación.
Planificación
Como todo proceso lo primero que hay que realizar es una planificación del mismo para poder implementarlo en la empresa, con esto estamos hablando de los recursos y las entradas de cada una de las actividades.
Por lo tanto el primer paso sería la creación de los procesos y procedimientos, una vez creados y aprobados por la dirección de la empresa, pasamos al siguiente paso.
Capital humano
Los procesos necesitan de procedimientos y estos de talento humano, se debe capacitar al personal de la empresa para poder realizar correctamente las actividades para conseguir que los procesos se lleven acabo.
Infraestructuras
La empresa tiene que tener una tecnología y unas herramientas adecuadas para que los trabajadores puedan realizar sus actividades de la manera mas óptima posible y sin riesgo para el trabajador, por lo cual la empresa debe adaptarse a las nuevas tecnologías y además de garantizar la seguridad de sus trabajadores, por ello en la planificación de procesos debe valorarse además los posibles riesgos de los trabajadores.
Estandarizar los procesos
Ninguna empresa puede pretender realizar una gestión por procesos y que estos de la noche a la mañana ya produzcan beneficios, los procesos se deben estandarizar y ello conlleva tiempo. Que se empiece a aplicar un proceso no significa que esté estandarizado ya que aun no ha sido comprobado y analizado.
Medir los procesos y procedimientos
En esta parte de la gestión por procesos es donde se ponen a prueba los resultados de procedimientos y procesos para comprobar su efectividad y eficacia, es de obligado cumplimiento realizar estas mediciones sino sería imposible comprobar donde están los fallos. Y por descontado verificar la seguridad de los trabajadores ya que pueden aparecer ciertos riesgos no contemplados en la planificación los cuales deben corregirse.
Comprobación de errores
Una vez vistos los resultados, estos deben compararse con los propuestos por la dirección de la empresa y rectificar en caso de ser necesario, bien sea el procedimiento o proceso que no se está llevando acabo o no está dando los resultados esperados. Para ello necesitamos herramientas de medición las cuales nos van a indicar donde están los problemas, como el diagrama de dispersión, gráfica de barras, círculo de Deming, etc.
Sugerencias
Las sugerencias serán presentadas por el personas que evaluó los procedimientos, estos suelen ser de confianza de la directiva pero nunca deberán ser los propios jefes de departamento ya que no serían imparciales a la hora de evaluar los procesos. Estas sugerencias serán para facilitar la toma de decisiones de gerencia y siempre enfocados en la mejora continua y estándares de la empresa.
Rectificación
Siempre y cuando digo siempre, puede ser casi, pero siempre hay rectificaciones cuando se aplican los procesos, ya que gerencia realiza unos procesos en función de optimización de recursos, pero estos llevados a la práctica puede que no sean posibles, de ahí la importancia de volver a planear el proceso y en base a los resultados y sugerencias volver a realizar la gestión por procesos desde el inicio.
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La importancia de la gestión por procesos
Cuando hablamos de la gestión por procesos en las empresas, esta tiene como objetivo que el cliente nos vuelva a comprar y por tanto conseguir su lealtad o de que consigamos clientes nuevos. Visto su objetivo veamos en que mas puede beneficiar a la empresa la gestión por procesos:
- Fomenta el trabajo en equipo.
- Establece objetivos en común.
- Realiza un vínculo entre todos los departamentos de la empresa.
- Mayor eficiencia y eficacia a la hora de trabajar.
- Mejora la comunicación en la empresa.
- Los trabajadores tienen un mayor sentimiento de pertenencia hacia la empresa.
- Contribuye a la mejora continua.
- Ayuda a la innovación de la empresa.
- Automatización de procesos.
Ventajas y desventajas del BPM
Ventajas
Para entender los beneficios de la gestión por procesos, la dirección debe tener una filosofía a largo plazo ya que al inicio son mas los inconvenientes, pero con una visión hacia el futuro veremos con claridad los beneficios de la gestión por procesos entre los que destacamos:
- Incremento de la satisfacción y fidelización del cliente.
- Obtención de nuevos clientes.
- Aumento de ventas.
- Tener unos procesos internos ordenados.
- Evitar duplicidad de trabajos.
- Reduce los tiempos de entrega.
- Es mas fácil encontrar soluciones ya que sabemos donde está el problema.
- Optimización de recursos.
Desventajas
Si bien es cierto que la gestión por procesos tiene unos grandes beneficios, al inicio no todo son ventajas ya que debemos destacar ciertos elementos como inconvenientes:
- Gastos iniciales en formación del personal.
- Los procesos pueden ser lentos al principio.
- Tiempo para documentar los procesos.
- Trabajo adicional para implementar y crear procesos.
- Salir de la zona de confort puede ocasionar cierto malestar a los trabajadores.
Conclusión
La gestión por procesos está cambiando el organigrama de la empresa y que siempre o los mas comunes han sido los organigramas verticales, ahora están cambiando a los organigrama horizontales ya que de un proceso pasa a otro para formar una cadena.
Espero que dejase claro como se define el BMP o gestión por procesos mediante este artículo, cualquier duda ya sabes donde puedes encontrarme bien mediante un mensaje en este artículo o al correo electrónico.