Administra tu negocio

En este artículo de administra tu negocio vamos a ver todo tipo de tips para gestionar una empresa, desde las aplicaciones que mas nos pueden interesar, como administrar un negocio pequeño, hasta alguna idea de negocio por si estás aun pensando que negocio montar, empezamos con el artículo.

¿Como administrar un negocio?

Como administrar tu negocio va a ser el reto mas importante que te vas a encontrar de cara a cualquier emprendimiento, una empresa mal administrada antes o después va a cerrar. Pero como administrar un negocio es bastante generalista, vamos a dividirlo por partes para que sea mas sencillo.

Para administrar tu negocio debes tener claro que existen cuatro áreas independientes pero que todas se relacionan entre sí:

Cómo gestionar una empresa

Para poder gestionar correctamente la empresa se deben tener ciertas cosas claras como la misión, la visión, los valores y los objetivos. O dicho de otra manera:

• ¿Para que creo la empresa?
• ¿Como quiero que vean la empresa mis clientes?
• ¿Qué quiero transmitir?
• ¿Qué objetivos a corto, medio y largo plazo tengo?

Las respuestas a estas preguntas las tienes que tener claras, vivirlas y sentirlas tuyas, ya que esto es lo que tu empresa y tus empleados deben absorber y ser parte de ello.

Una vez claro este punto podrás empezar a administrar tu empresa de la mejor manera, pero si una empresa va sin valores, sin una misión y sin rumbo (aunque seas tu solo), irás dando bandazos, un día irás a lo mas barato, luego a cambiar de sector, luego ampliarás tu público objetivo, etc. esto lo único que conllevará es quedarte sin recursos y no saber ni lo que estás haciendo, todos los que hemos creado empresas hemos pasado por esto.

Gestionar a las personas

Es importante que conozcas los puntos fuertes y débiles de cada empleado. Querrás saber quién puede soportar la presión y quién necesita más formación. Utiliza este conocimiento a la hora de asignar tareas y delegar responsabilidades. Recomendaciones para este área:

• No contrates amigos, al principio puede parecer muy buena idea, pero la confianza puede dañar el trabajo, a no ser que tu amigo sea el mejor en algo y tu empresa lo necesite, evita contratarlo.
• Debes inculcar muy bien la cultura de la empresa antes de contratar a un empleado. Esto favorece el buen ambiente laboral y es un punto clave para querer trabajar en tu empresa.
• La comunicación en este punto es vital, cada persona debe saber que hacer y como hacerlo, un manual de procedimientos puede ayudar en este punto.
• No deben existir individualismos, todos deben ser regidos por el mismo código ético empresarial y todos deben buscar los objetivos de la empresa.
• Los organigramas son de gran ayuda para saber a quien deben dirigirse en caso de algún problema o necesidad.

Es el área mas difícil de llevar, en caso de no saber gestionarla te recomiendo o que contrates un gerente de recursos humanos o que subcontrates este tipo de gestión a una empresa profesional.

Gestionar los procesos

Tiene que saber cómo funciona su empresa de principio a fin, desde que llega el producto hasta que se entrega al cliente final. Esto te ayudará a identificar los cuellos de botella o los problemas que puedan surgir en el proceso, para poder solucionarlos antes de que se conviertan en grandes problemas. Para gestionar los procesos podemos:

• Crear una políticas de empresa para saber que se debe hacer en ciertos momentos.
• La búsqueda de la automatización y mejora continua debe ser prioritario a la hora de gestionar cualquier proceso, ya que nos ofrecerá eficacia y productividad.

Gestión de las finanzas

Las finanzas de tu negocio deben ser gestionadas de la manera mas eficaz posible, en caso de querer administrar un negocio pequeño podemos utilizar alguna aplicación para este objetivo. Se debe tener un control exhaustivo de los gastos ya que si tenemos dicho control sabremos como utilizar los recursos para gestionarlos de la mejor manera.

Esta gestión de las finanzas van directamente relacionadas con la toma de decisiones, si queremos invertir para obtener mas beneficio debemos saber que área de la empresa, producto, servicio, etc no está produciendo un mejor retorno. Te ofrezco algunos consejos para realizar bien la gestión de las finanzas:

• No inviertas una gran parte de capital sin saber cual va a ser su retorno.
• Se debe reducir los gastos en los departamentos, servicios, productos etc. que no estamos recibiendo un buen retorno e invertir en los que sí nos están demostrando que el mercado es mas receptivo.
• Cuidado con los impuestos y demás gastos, esto no suelen tenerlo en cuenta muchos emprendedores, los impuestos que se deben pagar y a veces dichos impuestos se comen los beneficios.
• Ten todo en orden, los libros auxiliares, balances, etc. todo debe estar registrado

¿Cómo administrar un negocio pequeño?

Bien ahora que pasaría si lo que nos preguntamos como administrar bien mi negocio pequeño ya que estoy yo solo, tengo varios gastos y quiero llevar de la mejor manera mi empresa, pues te voy a ofrecer unos tips, unas aplicaciones y todo lo necesario para que puedas administrar tu negocio:

Administración

Lo primero de todo hablemos de la gestión financiera, debes tener un control de los gastos e ingresos, esto lo podemos realizar mediante una aplicación o una simple plantilla de Excel.

El inventario debes tenerlo controlado, saber que tenemos y que no tenemos en stock es clave para saber que podemos vender, que necesitamos reponer, etc. para ello puedes realizar un inventario en Excel o utilizar una aplicación.

Marketing

¿Cuál es un estrategia de marketing?, será publicitar por radio, por redes sociales, el boca a boca, todo esto está muy bien, pero sin una buena estrategia de marketing perderás los recursos y no conseguirás nada, por lo cual para hacer que nuestras campañas funcionen podemos hacer dos cosas o delegarlas o crear nuestra propia campaña, para esto vamos a necesitar saber:

• ¿Quién nuestro público objetivo?
• ¿Por que necesitan comprar nuestro producto?¿Qué problema o necesidad estamos solucionando?
• ¿Como nos van a contactar?

El público objetivo cuanto mas concreto mejor, nada de lanzarlo al mundo a ver quien lo compra, necesitamos edades, aficiones, gustos, si tienen hijos o no los tienen, en que nivel socio-económico se mueven, etc.

Base de datos

Debes crear una base de datos con todos los clientes que surjan tanto por el marketing como los que visiten tu negocio, cuantos mas datos, mas claro es el público objetivo, el problema de esto es que mucha gente no suele dar mas datos que el email, pues ese email es clave para obtener mas clientes y mas ventas y por supuesto mas datos.

Si nos hacen una compra puedes enviarles un email de agradecimiento y que valoren su compra con ciertos datos para obtener un descuento en su próxima compra, un dato clave es la fecha de nacimiento así sabremos su edad y podremos enviar un email automático de felicitación para que dicha persona vea que nos hemos acordado de ella.

Sistematizar

Todo por muy pequeño que sea tu negocio debe estar sistematizado, debes crear un sistema en el cual te obligue a poner tus ingresos y gastos, si las campañas de marketing funcionaron y el motivo. La mayoría suelen iniciar bien pero muchos se pierden cuando pasan los meses y no saben ni lo que hicieron ni si cerraron o no el mes, etc.

La marca

Desde el primer minuto debes dejar claro tu marca y tu posición, eres una empresa con artículos de calidad exclusivos, eres económico, ofreces calidad, eres rápido en la entrega, y un largo etc. este punto se suele dejar de último para «ver como va el negocio» y esto no funciona así. Debes establecer clara tu marca que a su vez debe estar en armonía con los valores y visión de la empresa (lo que hablamos al principio).

Aplicaciones para administrar tu negocio

Una vez claros todos los puntos anteriores y sabiendo que podemos utilizar Excel para todo, voy a dejarte unas aplicaciones gratuitas (o al menos su versión), con las cuales podrás administrar tu negocio de la mejor manera:

Taski

Una de las mejores aplicaciones que vamos a encontrar para administrar un negocio es Taski nos ofrece la creación de productos, listado de pedidos, inventario, nóminas, compras y ventas, registros semanales, mensuales y anuales además de un análisis de los gastos. Y algo a destacar es que puedes realizar ventas en el momento.

TapBIZ

Otra gran aplicación para administrar tu negocio sin duda es TapBIZ, con una interfaz muy amigable nos ofrece las estadísticas de ventas y clientes, marketing, un planificador para reservas y recordatorios, creación de catálogos, un módulo de contabilidad bastante completo de pagos, gastos, ganancias, comisiones y hasta vales de regalo.

Stock e inventario

Si te gusta lo sencillo, esta aplicación para administrar tu negocio puede que te guste, esta aplicación se diferencia ya que puedes coger tu inventario de Excel y volcarlo, además de tener informes, gastos, stock, etc. es muy buena aplicación si lo que buscas es un control de gastos e ingresos.

Administra tu negocio con Excel

Como te dijimos antes puedes administrar tu negocio solamente con Excel, aquí te dejo un ejemplo de como puedes hacerlo:

Hasta aquí el artículo de administra tu negocio, espero que te ayudara a poder llevar correctamente tu empresa.