Los sistemas de control son la parte mas importante de la empresa y sobre todo si lo aplicamos al nivel administrativo ya que gracias a ellos podemos controlar el cerebro de la empresa de la manera mas adecuada, en este artículo vamos a indagar sobre el sistema de control administrativo en la organización de una manera detallada.
¿Qué son los sistemas de control administrativo?
Podemos definir como concepto del sistema administrativo de control como los procesos que nos permiten asegurar que las acciones se ajusten a las actividades ya planificadas previamente. Gracias a este sistema de control la empresa puede mantener un camino correcto.
Ahora bien, en los sistemas de control debemos tener varios puntos de vista ya que no solo es aplicable de una manera ni en un campo, la empresa debe estar controlada por secciones, departamentos etc. por lo cual tenemos las siguientes funciones en los sistemas de control:
- Control como función coercitiva y restrictiva:
- En esta ocasión se utiliza para impedir conductas poco deseables, como llegar al trabajo u otra obligación, etc.
- Tomar el control como verificación:
- Para comprobar que está todo en orden, verificación de objetivos, procesos o metas.
- Usar el control como comparación:
- Es importante tener un control propio, pero debemos tener algo en que basarnos para verificar que es correcto, se trata de tener una referencia, comparar nuestras ventas con la de la competencia por ejemplo.
- Y el control como función administrativa:
- En este proceso de control se debe asegurar que las acciones se hagan con respecto a las expectativas marcadas de lo planeado, organizado y dirigido, marcando los posibles fallos que se puedan presentar y como poder evitarlos o solucionarlos.
Sistema integral de control administrativo
Podemos indicar que los estándares nos pueden servir como referencia de medida, es una base de control comúnmente utilizada. Los criterios que pueden ser analizados mediante los resultados actuales con los pasados, se denominan estándares, estos son la representación de las metas planificadas para el año en curso de una empresa, pudiendo así hacer una comparativa con otros años.
Estos no sólo pueden ser físicos en representando ventas, rechazo, cantidad de producción, sino también puede medirse en gastos, inversiones o ingresos.
Si en el control de estándares aparecen ciertas desviaciones, se han de establecer nuevas acciones para realizar su corrección. Conseguido el restablecimiento del plan debido a la corrección de las deviaciones, debemos volver a programar el control con los nuevos datos obtenidos, a esto le llamamos retroalimentación.
Características de control en el sistema administrativo
Tenemos cuatro factores o características determinantes para al aplicar el proceso de control.
- Cantidad, este factor se basa en el volumen, cuando este es elevado.
- Tiempo, control sobre las fechas que han sido establecidas para conseguir objetivos.
- Costo, se utiliza como indicador de la eficacia administrativa.
- Calidad, aquí estamos hablando del conjunto de características de un producto o funciones de la organización
Controles Utilizados Con Más Frecuencia En Los Factores Del Control
| Cantidad | Tiempo | Costes | Calidad |
| Presupuestos | Cálculos de tiempos | Presupuestos | Evaluación de la venta |
| Aproximaciones | Fechas finales | Contabilidad | Pruebas psicológicas |
| Productos terminados | Programas | Costos estándar | Inspección |
| Venta de productos | Estándares | Pronósticos | Coeficientes |
| Productos rechazados | Medición del trabajo | Rendimiento | Rendimiento de los empleados |
| Inventario | Procedimientos | Productividad | Informes |
| Cálculo del trabajo | Inversión | Procedimientos | |
| Pronósticos | Estándares | ||
| Calificación de méritos |
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La importancia de los sistemas administrativos de control
Gracias a este sistema de control podemos corregir acciones estableciendo las medidas correspondientes, de esta manera podemos obtener las metas propuestas de una manera efectiva. Debido a su análisis y determinación, podemos ver con una mayor rapidez los problemas que están provocando las desviaciones para corregirlos.
Nos ofrece información acerca de la situación de los planes de acción, esto es de gran valor a la hora de volver a iniciar el proceso de planeación. Ayuda a reducir costos y ahorrar tiempo, ya que si conseguimos evitar errores reducimos gastos de recursos y tiempo. Para poder aplicar bien este tipo de medidas, la administración debe actuar de una manera lógica, buscando de la mejor forma que la empresa consiga producir los recursos necesarios para la consecución de las metas propuestas.
Tipos de sistemas de control y como aplicarlos
Presentamos tres tipos de controles diferentes pero necesarios para poder llevar bien el funcionamiento de la empresa:
- El control preliminar:
- Como su propio nombre indica, este control se tendrá en cuenta antes de empezar el proyecto, donde se dejan reflejadas las políticas, la forma de proceder y las reglas diseñadas para que las acciones que se realicen sean ejecutadas de la mejor manera posible.
- Administración de control concurrente:
- Este control dependerá de como vayan transcurriendo los planes, de la dirección, análisis, etc, y así actuar en consecuencia, si se debe hacer o no algún cambio.
- Control de retroalimentación:
- Este control es fundamental para no volver a cometer errores anteriores o evitar ciertas desviaciones futuras, ya que se basa en resultados anteriores de otros proyectos.
¿Cuáles son los sistemas de control administrativo?
Existen muchos tipos de sistemas de control que nos benefician en gran medida, ya que cuanto mas control tengamos sobre la empresa menos recursos vamos a perder, evitaremos errores, ahorraremos tiempo, seremos mas eficaces etc. La idea es tener un control de cada uno de los departamentos y niveles de la organización.
Para ello vamos a presentar las técnicas o tipos de control mas utilizados y gracias a las cuales se obtendrá la información necesaria para el buen funcionamiento de la empresa:
- Control de producción
- Control de calidad
- Sistema de control de inventarios
- Control de las compras
- Estudio de la mercadotecnia
- Análisis de ventas
- Control de las finanzas
- Control de la plantilla
- Técnicas de control de la administración
Control de producción
Este sistema de control administrativo tiene como objetivo la búsqueda de la eficiencia de la producción, reducción de costos, mejora del producto o servicio, reducir tiempos de producción o de otro tipo de procesos, realizando la aplicación de gráficas y análisis de estadísticos.
Control de calidad
Cuando hablamos del sistema de control de calidad, no nos estamos refiriendo solamente a la calidad del producto en sí, sino las posibles correcciones que se puedan realizar, para ello se realizan inspecciones, el control de rechazos, etc. En este sistema de control de calidad también entra las posibles modificaciones que son aceptables en el producto o servicio.
Sistema de control de inventarios
El sistema de control de inventarios es una de las mejores maneras de optimizar las existencias de productos, materia prima, etc evitando la acumulación innecesaria de ciertas unidades y evaluando la falta o carencia de otras en almacén.
Control de compras
Proceso de control de compras se encargar de verificar adecuadamente a los proveedores, evaluar la mercancía que nos llega de ellos, tanto en cantidad como en calidad, determinar los pedidos y la posible compra futura, comprobar los precios de mercado, este sistema de control se inicia desde que se realiza el pedido hasta que se recibe.
Control de la mercadotecnia
El estudio y control de la mercadotecnia es un factor clave para obtener los análisis e informes necesarios, para ver como se comporta el mercado y evaluar si las metas se están cumpliendo o no, este sistema de control administrativo se encarga del área de ventas, productos, publicidad, distribución.
Análisis y control de ventas
Para saber si los objetivos se van a cumplir toda empresa necesita unos futuros pronósticos acompañados de unos presupuestos de ventas, estos son primordiales para el establecimiento de este control. La aplicación de este sistema administrativo de control sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas comparándolas con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas necesarias para corregir ciertos puntos.
Control de finanzas
El control de las finanzas es la base de la economía de la empresa, gracias a este podemos designar recursos a los departamentos, analizar el rendimiento de estos recursos y su distribución, ver donde invertir mas recursos y donde debemos reducirlos.
Control de recursos humanos
Este sistema de control empresarial quizás sea uno de los mas importantes y claves de la empresa ya que estamos hablando del factor humano y una empresa no funciona si este factor no está bien controlado. Este tipo de control evalúa la manera en que se contrata el personal, con vista puesta en el cumplimiento de objetivos, evaluando el reclutamiento y selección minuciosa, así también, estará pendiente de los sueldos, la motivación de la plantilla, higiene, seguridad del personal y otras prestaciones.
Te dejo unos enlaces relacionados.
Técnicas de control administrativo
Las técnicas de control administrativo es el conjunto de métodos utilizados en una compañía para supervisar el proceso automático de la actividad del personal. Lo que es el control de trabajo a nivel individual, pienso que queda mas claro así.
Existen muchas técnicas de control administrativo pero dos características básicas en esas técnicas que son la planificación y el control, pongamos un ejemplo, las reglas de administración se planean con el fin de controlar, es corto pero creo que se entiende.
Implementación de los sistemas de control administrativos
Veamos como se implementa los sistemas de control administrativos en la empresa:
- Control de presupuestos
- Balance general
- Estado de ganancias y pérdidas
- Auditorias
- Análisis estadísticos
- Gráfica de Gantt
- Políticas etc.
Control en los presupuestos de la empresa
Es tan importante este sistema de control de los presupuestos que casi podemos decir que los presupuestos son lo que llevan el control de casi todo.
Por decirlo de alguna manera pasa a números los demás sistemas de control de la empresa, son los resultados anticipados, en términos financieros es como nombrar el ingreso y capital, y en los no financieros podemos tener, materiales, mano de obra, unidades producidas. El presupuesto es igual al dinero que se realiza en los planes.
Este sistema, fuerza a la planeación y delegan la autoridad sin perder el control. Esto es lo mismo a reducir los planes a otros definitivos obligándonos a usar una clase de método que ayuda al administrador a ver con claridad que capital será preciso, para quién, dónde, de cuanto será el costo, unidades o producto se incluirán en los planes. Gracias a este control puede delegar con mas libertad cambios en los límites presupuestarios.
Balance General Comparativo
El balance de situación podemos considerarlo como uno de los sistemas de control administrativo mas funcionales para la empresa. En el se puede observar los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.
Si realizamos un análisis del balance general y este tiene un margen amplio, nos ayudará a mostrar importantes tendencias y además permitirá que el gerente reciba una apreciación amplia de la actuación general y de los cambios que pueda realizar.
- Enlace relacionado Balance de situación o general de la empresa.
Estado De Ganancias Y Perdidas
Es el mejor sistema de control para analizar las finanzas de la empresa, gracias a su análisis nos está mostrando un resumen de los ingresos, deducciones, etc. Estos estados permiten a la dirección de la empresa o al empresario localizar rápidamente los problemas económicos y darles solución.
Su análisis también nos permite predecir ganancias y perdidas futuras, para utilizarlos como objetivos en nuestro favor hasta que la curva nos sea favorable. Los objetivos marcados servirán como control y actuaremos en consecuencia.
Este tipo de control se aplica normalmente a una compañía completa o en el caso de una sociedad compuesta por varias empresas distintas subsidiarias. Esto ayuda a ver cual es rentable, cual necesita recursos y cual deben retirarse.
- Enlace relacionado, Las necesidades financieras de una empresa
Auditoria Financiera
Es un poderoso sistema de control administrativo, la auditoría gracias a ella podemos detectar fallos en los registros contables, su objetivo es la verificación y control de estos. Se suele realizar una auditoria trimestral a nivel interno y una anual a nivel externo.
Con este control podemos realizar comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo analizar y poder evaluar los proyectos, acciones y procedimientos de la compañía.
Permite hacer distinciones entre los objetivos marcados (estándar) y lo que en realidad se está consiguiendo. Pone en el punto de mira cualquier desviación y ofrece sugerencias de actividades correctivas.
Es necesario tener el conocimiento de que los registros son exactos, verdaderos y de acuerdo con las prácticas contables aprobadas, esto nos da una base en la que podemos confiar para realizar los propósitos de un control excelente.
Auditoria Administrativa
Es el análisis continuo de la planeación, organización, ejecución y control de la administración de una empresa. Además, chequea las distintas áreas de la empresa con el objetivo de cerciorar si se está consiguiendo el máximo resultado de sus acciones.
Las ventajas de este tipo de auditoria son:
- Análisis de las nuevas políticas y prácticas, con respecto a su conveniencia como a su cumplimiento.
- Identificar las áreas débiles dentro de la compañía, y prestar un mayor apoyo .
- Mejora la comunicación entre empleados y departamentos.
- Cálculo de la efectividad de los controles administrativos.
- La auditoria administrativa se preocupa desde un nivel general.
Los resultados de la auditorias son presentados en un reporte el cual va escrito desde un punto de vista, resultados y valoraciones completamente objetivas.
La auditoria realizada afirma lo que la empresa ha hecho en beneficio propio y lo que ha hecho para sus clientes, para esto debe evaluar ciertos factores tales como: el equilibrio financiero, eficiencia de la producción, optimización de ventas, desarrollo de los empleados, etc.
Análisis Estadístico
El análisis estadístico es esencial para el establecer un buen sistema administrativo de control, los análisis de las estadísticas nos ofrecen en números las operaciones de la compañía, así como la presentación clara de los mismos, además con el valor añadido de que pueden ser pronosticados.
La mayor parte de los administradores entienden de una manera mas eficiente, cuando los datos estadísticos se les presenta en forma de gráfica, debido a que se pueden establecer mejor las tendencias y relaciones. Por descartado que estos números y datos deben ser expuestos de tal forma que puedan realizarse comparaciones.
Cierto es que nadie puede hacer nada con respecto a las estadísticas pasadas, pero son esenciales para ver los datos que se pueden extrapolar, dado a que ello nos hace ver el rumbo o tendencia que están realizando actualmente, por ello los datos presentados en gráficas deben ser medibles en el tiempo.
Gráfica De Punto De Equilibrio
Como método de sistema administrativo de control, es uno de los mas relevantes, la gráfica de punto de equilibrio. Gracias a esta podemos ilustrar la relación gastos-ventas de tal manera que indique el volumen de ingresos necesarios para cubrir con exactitud los costos. Dado que un volumen inferior de ventas en contrapartida al punto de equilibrio ocasionaría perdidas y por consecuente, un volumen superior sobrepasaría los gastos.
No debemos confundir un presupuesto variable con el punto de equilibrio, ya que pese a que ambas utilizan casi los mismos datos de entrada, el presupuesto variable pretende tener el control de los gastos y el punto de equilibrio pronostica las utilidades e ingresos.
Este análisis es especialmente básico para la planeación y el control sobre el impacto de gastos fijos sobre las ventas o gastos adicionales.
Ejemplos de los sistemas de control administrativos
En el artículo hemos visto varios ejemplos de sistemas de control de la administración, como el balance de cuentas, control de presupuestos, auditoría administrativa, etc. Todos bastante por encima, en este punto os voy a presentar mas en profundidad los ejemplos de este sistema de control de la empresa. A continuación te dejo varios sistemas de control administrativo que aplican las empresas:
Análisis interno de una empresa
Balance de situación de una empresa
Círculo de Deming aplicado a una empresa
Conclusión
Hemos llegado al final del artículos de los sistemas de control en administración, espero dejar aclarado todos los tipos, en que consiste y la importancia de estos. Como hemos podido concluir un sistema de control en fundamental para toda empresa, sin dicho control y mas en administración la empresa puede ir a la deriva y sin rumbo. Para ello es fundamental que exista una auditoria externa y que esta no esté vinculada a la empresa para su visión objetiva. Estos sistemas deben seguir la línea de visión, misión, valores y objetivos para que esté todo bien alineado.