No se que sería de las empresas sin la organización en administración, todas las organizaciones sean o no empresariales, están compuestas por un grupo de personas que tienen unos intereses en común en búsqueda de uno o mas objetivos, bien esto nos da el «Vamos hacer algo», esto es indiferente del tipo de empresa, sector que pertenezca etc. toda empresa tiene un objetivo final. Para conseguir esto debemos realizar una organización en la empresa para saber quien debe hacer que, por ello la organización en administración es básica para dar forma de quienes se van a encargar de alcanzar esos objetivos, que recursos se van a necesitar, como tener un seguimiento de los procesos etc.
¿Qué es la organización en administración?
La organización en administración es la segunda etapa de las 4 existentes en el proceso de administración, podemos definir este proceso es el responsable de organizar de una manera consciente la consecución de metas y objetivos propuestos por la empresa, para ello el proceso de organización recurrirá a todo tipo de recursos que posea la empresa con una estructura organizacional que le facilite el trabajo, además optimizará dichos recursos para la consecución de metas.
Características de la organización en administración
El proceso de organización se caracteriza por cuatro etapas fundamentales
- Análisis de los objetivos y el trabajo.
- División del trabajo.
- Definición de responsabilidades y autoridades.
- Diseño de la estructura organizacional.
Análisis de los objetivos y el trabajo
Esta característica del proceso de organización es la que da sentido a los objetivos de la empresa, al igual de como se pueden conseguir. Para realizar correctamente esta características debemos realizar las siguientes preguntas:
- ¿Qué objetivos se quieren lograr?
- ¿Cómo se van a conseguir?
- ¿Para qué vamos a lograr dichos objetivos?
- ¿En qué tiempo podemos conseguirlos?
Este paso no se puede tomar a la ligera ya que marcará los demás y el empresario o gerente pedirá los análisis para si se logran o no los objetivos.
División del trabajo
Como su nombre indica es asignar una o varias tareas a una persona o un grupo de personas, cada uno es fundamental para logra las metas propuestas veamos la ventaja de esta característica:
Facilita objetivos mas complejos por ejemplo sería la creación de productos grandes como vehículos, se necesita la organización y sincronización del equipo para conseguirlo.
Otro ejemplo sería el trato con miles de clientes y en diversos sitios, ya que una persona sola no podría encargarse.
Definición de responsabilidades y autoridades
Después del análisis de los objetivos y repartido el trabajo a los correspondientes trabajadores, es hora de definir las responsabilidades, esto no es mas que asignar quien es el responsable de ciertas tareas a realizar, estas tareas en el mundo empresarial se llaman cargo, estás tareas irán acorde con la responsabilidad, un auxiliar administrativo será encargado por ejemplo de punteo bancario y será responsable de que los bancos estén cuadrados con la contabilidad, en cambio un Administrador podrá estar encargado de todo el departamento, aportando balances de situación, etc.
En este caso el Administrador tendrá mas autoridad legal que el auxiliar y por lo cual podrá dirigir el comportamiento del auxiliar administrativo debido a su cargo.
Estructura organizacional
Esto es dar una organización a la característica anterior, están expuestas las funciones y quienes son los responsables de ciertas tareas en la empresa, a su vez indica como dichos trabajadores se relacionan entre sí desde la cadena de mando hasta el último trabajador.
Tipos de organización administrativa
Por decirlo de alguna manera esto es la organización de la organización en administración, bastante redundante pero vamos a explicarlo, existen 5 tipos de organización administrativa:
- Por su forma jurídica.
- Dependiendo de su tamaño.
- El sector económico al que pertenecen.
- Origen de su capital.
- Como interactúan sus miembros entre sí.
Forma jurídica
Esto dependerá del país al que pertenezca ya que la legislación es distinta en cada uno, dependiendo de su forma jurídica tendrá unos derechos y unas obligaciones distintas, podemos encontrarnos las siguientes:
- Sociedad Anónima
- Comanditaria
- Sociedad Limitada
- Cooperativa
- Unipersonal
- Sociedad colectiva
Dependiendo de su tamaño
Según el tamaño que tenga la empresa esta se puede clasificar en:
- Microempresa
- Pequeña
- Mediana
- Grande
El sector económico
Este tipo de organización se puede clasificar en tres tipos y dependerá al sector en que se mueva la empresa:
- Sector primario.
- Sector secundario.
- Sector terciario.
En el artículo sobre la clasificación de las empresas tienes toda la información.
Origen de capital
Cuando hablamos del origen del capital, estamos hablando si el dinero proviene de personas privadas o del gobierno, podemos clasificar esto en :
- Privadas
- Públicas
- Mixtas
He realizado un artículo mas extenso sobre los tipos de organización administrativa clasificación de las empresas.
Elementos de la organización administrativa
Gracias a los elementos de la organización en administración hace posible que se realice el plan de acción, sin ellos sería imposible que la empresa estuviera organizada, veamos cuales son los elementos del proceso de organización:
Estructura
Aquí se establece la jerarquía, responsabilidades, limitaciones del personal, en resumen lo que cada persona tiene que hacer y su cargo autoritario, siempre con el fin de lograr las metas propuestas por la empresa.
Sistematización
Esto es lo que comentábamos de automatizar procesos, reducirlos, mejorarlos con el fin de reducir costos y mejorar la eficiencia. Si estás mas interesado en este tema no te pierdas el artículo de la mejora continua.
Agrupación y asignación
Decíamos que una persona cuanto mas se especialice en algo o mas se centre en una tarea en concreto será mas eficiente que si dedica su tiempo laboral a diversas tareas, por ello es lógico pensar en como deben agruparse los trabajadores para enfocarse en un objetivo y a su vez asignarle ese objetivo determinado.
Jerarquía
Es necesario que toda empresa establezca una jerarquía ya que cada uno debe tener una autoridad y una responsabilidad distinta dentro de la empresa, a su vez pueden existir personas con la misma autoridad pero responsabilidades distintas como puede ser un administrador, encargado de proyectos, gerente de recursos humanos etc.
Reducción de funciones
Esto está estrechamente relacionado con el elemento de sistematización debido a que se encarga de reducir de la mejor manera los procesos de la empresa, buscando siempre una mejora continua y simplificando al máximo el trabajo buscando una mayor eficacia y reducción de tiempo en la producción.
Principio de la organización de la administración
Los principios de la organización en administración están basados en conseguir las metas propuestas, estos son:
Objetivos
Relaciona todas las actividades o procesos que se realizan en la empresa con los objetivos a conseguir. Con ello si hay puestos de trabajo que no justifican este fin serán modificados o eliminados de la empresa
Especialización
Los empleados deben realizar su trabajo lo mejor posible y ser expertos en su área, para esto deben tener límites bien marcados hasta donde deben ser responsables. Por lo cual cuanto mas se centre en una sola área y mas específico sea su labor, mejor rendimiento obtendrá ya que si realiza varias actividades su rendimiento no será tan óptimo al centrarse en muchas actividades y debido a que esto puede conllevar estrés y desmotivación.
Jerarquía
Toda empresa necesita establecer un orden jerárquico, esto no es mas que definir quien está por encima de quién o al mismo nivel de autoridad de la empresa, esto se realiza sobre todo para establecer la comunicación tan fundamental para la empresa. Toda responsabilidad y autoridad fluye de manera descendente es decir que cuanto mas arriba en la jerarquía mas responsable y mas autoridad posee.
Coordinación
La coordinación entre departamentos es otra pieza clave para la consecución de objetivos, pero esto sería muy difícil si tuvieran que relacionarse todos con todos, por lo cual el proceso de organización administrativa se encarga de esta parte ya que establece una comunicación entre todos los departamentos, RRHH, ventas, etc.
Flexibilidad
Esto significa que la organización en administración no es algo rígido, todo cambia, todo se va adaptando, hasta los objetivos pueden cambiar, por ello hay que adelantarse a posibles problemas que puedan surgir para adaptarse lo antes posible y reaccionar de la mejor manera.
procesos de la organización en administración
Importancia de la organización administrativa
Sin lugar a duda todas las empresas necesitan una organización administrativa para que su empresa sea exitosa, por lo tanto la importancia de la administración reside en los objetivos del proceso de organización administrativa y por que es tan importante en una empresa:
- Ayuda a conseguir los objetivos marcados por la empresa
- Optimiza los recursos que tiene la organización.
- Facilita la comunicación entre los distintos departamentos y personal de la empresa.
- Agiliza los procesos realizados por la compañía, eliminando procesos innecesarios.
- Reduce los costos de la empresa.
- Aumenta la productividad.
Técnicas organizativas en administración
Para lograr una buena organización en administración necesitamos ciertas técnicas en las cuales poder apoyarnos como:
- Manual de procedimientos
- Un organigrama
- Diagrama de flujo
- Descripción de procesos
- Mecanismo de coordinación etc.
- Enlaces relacionados con la organización de la empresa
Conclusión
Aquí termina este artículo de organización en administración espero que quedase claro, que es la organización en administración, sus tipos, principios etc. pero a modo de resumen podemos decir que la organización en administración realiza una optimización de recursos en búsqueda de lograr las metas propuestas por la empresa.
