Proceso administrativo de una empresa con ejemplos

¿Qué es el proceso administrativo de una empresa?

El proceso administrativo de una empresa es el proceso de toma de decisiones sobre la asignación de recursos, incluida la elaboración de presupuestos y la planificación. El proceso administrativo puede considerarse como el «cómo» de la organización y este implica que las personas tomen decisiones y realicen acciones que ayuden a alcanzar las metas y objetivos de la organización.

La administración suele considerarse una función «de apoyo» de una organización, pero es esencial para garantizar que la empresa tenga una buena gestión empresarial ya que sin este tipo de procesos se preocupa de que los miembros del personal estén debidamente organizados, que tengan acceso a los recursos necesarios y que trabajen en un entorno que fomente la creatividad y la innovación.

¿Cuáles son las 4 etapas del proceso administrativo?

El proceso administrativo puede dividirse en cuatro etapas principales: planificación, organización, dotación de personal y control. Estas etapas se solapan considerablemente entre sí; sin embargo, nos ayudan a centrarnos en diferentes aspectos de la administración en su conjunto.

Planificación

La planificación es la primera etapa del proceso administrativo, en esta fase se establece una planificación de las actividades futuras, lo que incluye el establecimiento de metas, la identificación de limitaciones y la toma de decisiones sobre cómo alcanzar esos objetivos. La planificación puede realizarse en todos los niveles de una organización (por ejemplo, planificación de departamentos, proyectos, etc.)

Organización

La organización implica agrupar a las personas (u otros recursos) de manera que puedan trabajar juntas para alcanzar los objetivos de manera eficiente. Esto puede incluir la decisión de quién debe realizar qué tareas y cómo deben asignarse los trabajos específicos entre individuos o equipos. Cada equipo o departamento debe tener un encargado o jefe.

Las características de esta etapa del proceso administrativo son:

• Se asignan las tareas a los empleados dependiendo de sus capacidades.
• Se agrupan en función de sus habilidades.
• Se determina un encargado a ese grupo de personas.

Ejecución

Una vez organizado el proceso administrativo de una empresa, hay que abordar cualquier problema que surja durante su ejecución. Si algo va mal o si ocurre algo inesperado, es importante que alguien se ocupe de estos problemas lo antes posible para que no afecten a otros aspectos de proceso administrativo.

Es donde aparece la figura del encargado que se ha asignado al equipo, es el responsable de que dicho proceso administrativo funcione correctamente, para ello debe:

• Tener la plantilla motivada.
• Ejercer de líder y ser estandarte del equipo.
• Tomar decisiones en caso de existir algún problema con algún trabajador.
• Tener una comunicación constante y directa con el equipo.

Control

El control implica el seguimiento de los avances con respecto a los planes y la adopción de medidas cuando sea necesario para garantizar que las cosas se desarrollen de acuerdo con el plan (o lo más cerca posible). Esto puede incluir asegurarse de que se cumplen los plazos, se mantienen los costes bajo control y se utilizan los recursos de forma eficiente, etc.

Pero cuidado, que todo esté controlado no significa que se tengan los resultados esperados, por ello alguien del equipo (por lo normal el encargado) debe:

• Comprobar que los resultados son positivos.
• Analizar dichos resultados en comparación con lo planeado.
• Cambiar el rumbo o puntos necesarios para obtener los resultados deseados.

Importancia del proceso administrativo en las empresas

La importancia del proceso administrativo en las empresas reside en que es un manual de como conseguir los objetivos de la empresa de una forma eficaz y lo mas económica posible. La idea general del proceso administrativo es que en base a su planeación distribuir los recursos como mejor convenga y al obtener resultados saber si esos recursos son los necesarios, se pueden reducir o se deben ampliar para la consecución de metas.

Características del proceso administrativo de una empresa

Es cierto que cuando hablamos de proceso administrativo en muchos casos se nos viene a la cabeza el departamento de administración, pero como bien sabemos esto no tiene por que ser así, la empresa tiene muchos procesos administrativos que no pertenecen al departamento administrativo, como puede ser en Recursos Humanos, marketing, ventas, etc. Pero todos ellos tienen ciertas características en común:

• Todo proceso administrativo debe estar en sintonía con la misión, valores y código ético de la empresa
• En el proceso administrativo de una empresa tiene como meta el cumplimiento de objetivos de la misma.
• Una vez finalizadas las etapas se vuelve a empezar buscando la mejora continua.
• En todo proyecto debe existir un líder.
• El departamento de administración debe estar al corriente de cualquier proceso administrativo de cualquier departamento.
• La asignación de recursos suele ser dada por el departamento de administración o financiero.

Ejemplo de proceso administrativo de una empresa

Vamos a poner un ejemplo de proceso administrativo de una empresa que así lo vamos a ver mejor:

Supongamos que tenemos un ecommerce y que las ventas no son las esperadas, para ello debemos ponernos en marcha para subir esas ventas o nuestra tienda online caerá, empezamos con el ejemplo de proceso administrativo de una empresa:

Planeación

¿Qué podemos hacer para subir las ventas?

• Mejorar nuestra página web.
• Aplicar SEO on-page.
• Realizar campañas de redes sociales.
• Anunciarnos en buscadores.
• Trabajar con influencers, etc.
• Mejorar la comunicación.

Organización

En nuestro ecommerce contamos con, un informático, un administrativo, un Community Manager, vendores y repartidores, en media de esto vamos a asignar las tareas:

Community Manager se encargará de las campañas, anuncios en buscadores, etc. como esto llevará un costo debe estar en contacto con el administrativo para los recursos.

El informático le damos la tarea de mejorar nuestra web para que cargue mas rápido y aplique el SEO on-page, en caso de no entender sobre SEO debe buscar una empresa que se haga cargo, esto conllevará costos y el administrativo debe estar siempre al corriente.

Los vendedores serán los encargados de hablar con los clientes en caso de entrar en la página web y redes sociales, se puede aplicar también un curso para mejorar la persuasión de dichos vendedores.

Ejecución

Si somos los líderes debemos dar ejemplo, tener la plantilla motivada, comunicativa, productiva, etc. en caso de no saber quizás necesitemos un curso de liderazgo y gestión de equipos.

Control

Una vez aplicado los cambios se debe realizar un seguimiento de las ventas, para ello necesitamos analizar por donde están entrando los clientes:

• ¿Campañas publicitarias?
• ¿Por los buscadores? etc.

Una vez dentro de nuestra web:

• ¿Hablan con los vendedores? en caso de ser así ¿se consiguen ventas? o ¿se consiguen mas ventas sino hablan con nadie?
• ¿Compran artículos o navegan, consumen la información y se van?

Hasta aquí el artículo de proceso administrativo de una empresa con ejemplos espero haberte podido ayudar con este artículo y recuerda que tienes mas artículos relacionados en nuestra web.