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Gestión de proyectos

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¿Qué es la gestión de proyectos?

Podemos definir el concepto de gestión de proyectos como una estrategia utilizada para conseguir los objetivos de la empresa en tiempo determinado. Este proyecto se emprende con carácter temporal y ofrece un servicio o producto único.

La carga de trabajo, añadiendo unas variantes y unos requisitos cada vez más complicados han dado sitio a que cada vez más organizaciones e instituciones administren la labor de sus proyectos. No obstante, anterior a conocer más detalles sobre la administración de proyectos, te recomiendo que veas un artículo relacionado.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de un proyecto?

El objetivo principal de la gestión de proyectos es administrar, planear, dirigir, dar seguimiento y el control de todas las acciones y los recursos asignados para la realización de un proyecto.

En la gestión de cualquier proyecto se necesita un líder, una autoridad, un responsable de que todo salga bien, aquí aparece el Project manager.

En este procedimiento de acomodar y planear el proyecto a realizar, la administración de proyectos sigue los siguientes objetivos:

  • Eficiencia
  • Productividad
  • Reducción de costes y tiempos
  • Optimización de recursos
  • Control sobre las tareas
  • Orden y evaluación continua de resultados, etc.

La importancia de la administración de proyectos

La importancia de la gestión de proyectos reside en el uso adecuado de la gestión de proyectos, ya que implica un paso adelante en la productividad de la compañía y la obtención de vías laborales óptimas para los recursos.

De esta forma puesto que, regir proyectos significa además llevar una administración, equilibrando, separando las urgencias de las labores que realmente son relevantes para el comprador. Y es que cada plan tiene unas propiedades diferentes, lo cual lleva a adaptarse más a las expectativas de cada comprador o propietario del plan.

Primordiales fines de la gestión de proyectos. Este procedimiento de trabajo sigue las próximas claves:

  • Incremento de productividad.
  • Efectividad de resultados dirigido a las exigencias del comprador.
  • Control de peligros.
  • Administración de costes y plazos.

¿Cuáles son los elementos de la gestión de proyectos?

Los elementos de la administración de proyectos poseen una característica inicial que es la descripción del plan, debemos tener en cuenta antes de realizar la gestión del proyecto:

  • Siempre está con vistas a largo plazo
  • Como distribuir los recursos de la empresa
  • Los objetivos deben estar bien especificados
  • En cuanto tiempo se va a realizar

Los cuatro elementos esenciales de la administración de proyectos son:

  • Planificación
  • Desarrollo
  • Comunicación
  • Recursos

Planificación

Esta planificación estratégica viene con base a la visión y misión de la empresa, se debe plasmas el objetivo y el alcance del proyecto, se debe realizar un cronograma, las tareas, las fases. Se debe determinar las necesidades, riesgos, los roles de la plantilla, la responsabilidad individual de cada empleado.

Desarrollo

Este elemento ocurre a su vez con la fase o etapa de ejecución ya que siempre requiere un diseño de planificación previa al igual que la ejecución. Al realizar esta fase también debemos realizar la documentación necesaria junto a sus condiciones.

Comunicación

En todo proyecto es de vital importancia la comunicación, ya que mantiene los niveles de información que conlleva el proyecto así como posibles inconvenientes y futuras actualizaciones, cuanta mas comunicación mas información y esto se traduce en mejores decisiones.

Recursos

En general todo proyecto necesita unos recursos pero no solamente nos referimos a económicos sino, recursos de tiempo, herramientas necesarias, recursos humanos, sitio donde trabajar y obviamente también de presupuesto.

Las ventajas de la administración de proyectos

Existen muchas ventajas proporcionadas a la gestión de proyectos, una vez acoplado el equipo, este puede ser moldeable al mercado actual y esto es condición básica para que los proyectos salgan adelante debido a la mercado tan volátil existente, esto producirá un incremento en la mejora continua de la empresa y producto, con el fin de todo lo aprendido sea integrado en la empresa. Veamos esto por secciones:

Resultados exactos y de calidad

Al planificar la estrategia de un plan, esta nos dará el tiempo exacto en el que estarán realizados os objetivos con la calidad determinada en el inicio o en la planificación.

Satisfacción del comprador

No cabe ninguna duda que si el comprador o el cliente está al tanto del proyecto desde un inicio y está de acuerdo con los plazos y los objetivos, no puede existir otra opción que no sea su satisfacción.

Crecimiento de la calidad del producto o servicio.

Al tener un presupuesto elaborado, junto con los recursos necesarios tanto humanos como herramientas, etc. Ofrece una mejora del servicio o producto por el cual el cliente nos está contratando.

Virtud competitiva

Cuando se realiza una administración de proyecto y establecemos una relación con el cliente obtenemos una mejora competitiva con respecto a la competencia, ya que ese cliente al estar satisfecho nos recomendará y si tiene otro proyecto sin duda volverá a nosotros antes de buscar en la competencia.

manejo de proyectos
Equipo de gestión de proyectos

Crecimiento de la productividad

La gestión de proyectos disminuye de manera considerable los procesos de trabajo. Esto nos lleva a una optimización del trabajo, llegando a planear rutas realmente ajustadas a contratiempos y posibles recursos. Lo cual al eliminar trabajos innecesarios y ser mas productivos, el crecimiento de la productividad es un hecho.

Mayor cantidad de recursos

Gracias al control de los tiempos y la optimización de las rutas de trabajo utilizaremos menos recursos, los cuales podremos invertir en otras etapas o proyectos futuros, optimizando también los recursos y dándonos la opción de innovar e incrementar mas la producción.

Incremento de la motivación

La gestión por proyectos se fundamenta en el trabajo en equipo, una comunicación dinámica y la coordinación idónea para que todo se vaya cumpliendo según lo previsto, si a este buen ambiente laboral le añadimos buenos resultados, esto es igual a un incremento de motivación laboral importante.

Oportunidad para agrandar el comercio

Gracias a los proyectos realizados, estos dan experiencia y un incremento de entendimiento de la actividad comercial de la organización, al incrementar como puede moverse la empresa en el mercado, encontramos posibles nuevas vías de expansión para los nuevos productos.

Mayor flexibilidad y adaptación

Las planificaciones flexibles de proyectos ayudan a adaptar mejor la compañía a los cambios del mercado y otros contratiempos que se puedan presentar.

Ayuda a tomar decisiones bajo presión

Debido a simulaciones de proyectos, el administrador de proyectos tiene la posibilidad de tener en cuenta los posibles cambios o problemas que puedan surgir, lo cual nos lleva a una toma de decisiones mas eficaz para llevar el plan a su finalización.

¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?

Para llevar a cabo estas ventajas, la gestión de un plan conserva unas etapas de proyecto ,consideradas clave para su ejecución exitosa.

  • Inicio
  • Planeación
  • Acción
  • Control
  • Cierre

Inicio

Estudio de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del plan, para establecer su viabilidad. ¿Podremos hacer frente a la ejecución de este proyecto? Esto también podemos podríamos averiguarlo durante la realización de un proyecto en el propio programa de gestión. Estos programas calculan la duración mínima de tu plan, según sus recursos, la duración de las ocupaciones y la interacción entre ellas.

Planeación

Lo que esta etapa nos presenta es la ruta de trabajo óptima para conseguir el propósito del plan. De esto sacamos, el valor de trabajar con herramientas que permitan una planeación positiva para el desarrollo de sus ocupaciones. En esta etapa además, otorgaremos responsabilidades y realizaremos una estrategia de comunicación que posibilite un trabajo fluido, junto con todos los datos elementales para tener un ritmo óptimo.

Acción

Se describen las sub-tareas y se pasa a la acción. La plantilla debería disponer de los instrumentos primordiales para lograr desarrollar su trabajo lo mejor posible.

Monitoreo y control

El seguimiento de proyectos constante se hace imprescindible una vez que hablamos de gestión de proyectos. Por esto, hay técnicas como la del Valor Ganado que hace viable un control constante de la evolución del trabajo.

Cierre

¿Están las necesidades del comprador cumplidas? ¿Hemos alcanzado el propósito propuesto? Ahora solamente queda tomar nota de las lecciones aprendidas y dictaminar si conviene cambiar este plan a un proceso para su re-utilización. Si detectamos que comúnmente seguimos los pasos ejecutados, sus ocupaciones y duraciones, tal vez es mejor guardarlo para llevar a cabo la misma organización al siguiente plan.

Conclusión

Llegamos al final del artículo y espero haber dejado claro en que consiste la administración de un proyecto, hemos visto que todo proyecto tiene un principio y un final, cuyo objetivo es la mejora continua y la búsqueda de sobresalir entre la competencia. La planificación es clave para que el proyecto inicie correctamente, si este paso falla todo lo demás caerá por su propio peso.

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Referencias

Administración de proyectos, Grupo editorial Patria

Zacaría Torres, Helí Torres