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Project manager y sus funciones

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¿Qué es un Project manager?

Podemos definir que es un Project manager o administrador de proyectos como la persona que está a cargo de todos los aspectos del proyecto, estos van desde la creación para gestionar el proyecto el cual debe indicar el enfoque que se debe dar, la gestión de riesgos, la realización de informes necesarios hasta la gestión de las comunicaciones.

¿Cuáles son las funciones de un Project manager?

Las funciones de un Project manager tiene varias perspectivas, dependiendo desde que perspectiva que miremos el Project manager tendrá una u otra función, estas perspectivas son:

  • Según el proyecto.
  • Gestión de la comunicación.
  • Desde la empresa.
  • El punto de vista de la industria.
  • La disciplina profesional.

Funciones desde el proyecto

El líder de equipo deberá influenciar de una manera positiva, con los objetivos bien definidos y estos deben ser comunicados de una manera clara al equipo

  • Liderar al equipo
  • Cubrir las expectativas de los interesados
  • Debe equilibrar todos los elementos del proyecto, estos elementos incluyen el alcance del trabajo, los recursos, el cronograma, la satisfacción del cliente, la calidad, los riesgos y por supuesto todo esto dentro del presupuesto.

Gestión de las comunicaciones

El Project manager debe crear, mantener y sobre todo respetar los planes de comunicación, debe comprender la necesidad de comunicarse con todos los interesados en el proyecto. Dichas comunicaciones deben ser concisas, simples y relevantes para los integrantes.

Debe encargarse de comunicar las noticias relevantes ya sean de carácter positivo o negativo a las personas implicadas o interesadas del proyecto. Así como presentar las posibles soluciones en caso de tener que darlas.

Funciones desde la organización

Estas funciones van en relación con las expectativas que tiene la empresa con respecto al Project manager, estas se enfocan en los beneficios de la compañía y la capacidad del líder de proyecto.

  • Debe ser influyente para satisfacer las necesidades el proyecto.
  • Es necesario que el líder de proyecto establezca las relaciones que ayuden al grupo a conseguir las metas y objetivos propuestos.
  • Tener una comunicación con el patrocinador para solucionar posibles problemas que puedan surgir e influir en la calidad del proyecto y su finalización.
  • Aumentar la capacidad y competencias de la empresa en materia de dirección de proyecto.
  • Realizar la transferencia de conocimientos necesarios para la realización del plan.
  • Debe ser el responsable de aumentar el valor del proyecto, así le organización tenderá a aceptarlo.
  • Potenciar la eficacia de la oficina de proyecto.

Funciones relacionadas con la industria

El director de proyectos también debe estar pendiente de la industria del sector de la empresa, debe estar informado de cuales son las tendencias de mercado y por supuesto aplicarlas a los proyectos.

  • Análisis de los nuevos productos o tecnologías y si los mercados están cambiando de dirección.
  • Estudio de las nuevas herramientas, bien sea de calidad, seguridad etc., y técnicas de apoyo.
  • Ver si las fuerzas económicas pueden influir sobre el proyecto.
  • Observar que influencias pueden afectar a la dirección del proyecto, estrategias y como mejorar los procesos.

Funciones desde la disciplina profesional

Esta perspectiva de las funciones junto con el liderazgo podrán ser innatas en el líder de proyecto o bien podrán ser aprendidas mediante una formación continua.

  • Tiene la obligación de orientar y enseñar a otros lo que deben realizar, por ello debe capacitar, educar continuamente y desarrollar al grupo de trabajo.
  • Actúa como embajador sobre las ventajas del departamento de proyectos.
  • Debe contribuir con conocimientos y experiencia.

El perfil de un Project manager

Para realizar el trabajo de un Project manager debemos tener claro que no todo el mundo está capacitado para realizar este tipo de trabajos ya que necesita un perfil con ciertas características, estas debe saber trasmitirlas al equipo unas para que le proyecto sea exitoso.

  • Liderazgo
  • Planificación
  • Comunicación
  • Coordinación

Para poder ser un Project manager o administrador de proyectos debemos tener en cuenta estas características de su perfil y además debe contar con otras habilidades las cuales están relacionadas con las anteriores descritas, sin estas no es posible desempeñar el trabajo de administrar o gestionar un proyecto.

  • ¿Quieres ser un Project manager?

Habilidades técnicas

Debe tener conocimiento y experiencia previa para realizar un proyecto para que sea lo mas optimizado posible desde el inicio hasta su finalización.

Además necesita realizar correctamente la definición de las fechas en las que el proyecto debe ir cumpliendo tareas y la finalización del mismo.

Es imprescindible que el director del proyecto conozca la manera de medir la evolución del plan, como por ejemplo saber manejar la herramienta del valor ganado.

Compresión del negocio

El Project manager debe tener claro los objetivos de la empresa y que esta espera que dicho proyecto le proporcione un valor a la organización, por tanto el líder del proyecto debe tener claro lo que la empresa considera importante y ponerlo como estandarte del proyecto.

Habilidades interpersonales

En muchas ocasiones en los proyectos actúan personas de diferentes grupos, ya sean de la misma o de otras organizaciones, por lo cual el Project manager debe ser debe asegurarse de que todos están enfocado en los objetivos y motivados.

El liderazgo la base del líder de proyectos

Quizás la característica mas importante de un gerente de proyectos, ya que si el líder no tiene ese don de mando y habilidades que haga que la gente lo siga, el proyecto puede fracasar, el responsable del proyecto debe guiar a los grupos involucrados y motivarlos.

¿Con que roles interacciona el director de proyectos?

El Project manager no solamente interacciona con el grupo o grupos que dirige sino también con otros departamentos, empresas, organismos etc. estos son:

  • Equipo de proyecto
  • Directores de otros proyectos
  • Gerente de recursos
  • Patrocinadores
  • Organismos de gobierno
  • Comités de dirección
  • Clientes
  • Proveedores
  • Interesados
  • Cliente final