Método Kanban y Toyota

El método Kanban se desarrolló en la década de 1940 como parte del sistema de fabricación de Toyota para crear un sistema de producción justo a tiempo o just in time. Los principios de la fabricación ajustada se utilizan desde los años 60. A principios de la década de 2000, un consultor de TI llamado David Anderson utilizó estos principios para el desarrollo de software y aplicó estos principios en Microsoft en 2004.

¿Qué es el método Kanban?

Podemos definir el método Kanban como una metodología lean que ayuda a los equipos a mejorar el flujo de su trabajo y su previsibilidad, por lo cual mejora el sistema de procesos. El método Kanban es un medio para diseñar, gestionar y mejorar los sistemas de flujo de trabajo de la empresa. Una de las cosas que mas me gusta de este método Kanban es que permite a las organizaciones comenzar con sus proceso de trabajos existentes e impulsar un cambio evolutivo, lo que conllevaría a un crecimiento empresarial.

Para que sirve el método Kanban

Hemos visto que el sistema Kanban sirve para la mejora de procesos y gestión del trabajo, pero para saber como se realiza concretamente y realmente para que sirve, debemos saber que la metodología Kanban se basa en tres principios y estos principios nos van a indicar para que sirve el método o sistema Kanban:

• Visualizar el flujo de trabajo: con esto pretendemos reducir la complejidad de una tarea representándola visualmente. Esto facilita su realización y, por tanto, permite obtener mejores resultados.
• Limite el trabajo en curso: identificar y limitar el número de procesos en los que está trabajando en un momento dado. Esto hace que todas las tareas sean más manejables y que cada una reciba la atención que merece.
• Centrarse en el proceso: gestiona el tiempo que tarda una tarea, desde el principio hasta el final, para asegurarte de que estás aportando valor rápidamente. Esto significa que puedes ver lo que funciona y lo que no, y hacer mejoras cuando sea necesario.

En pocas palabras realizar el trabajo y tener una persona en frente viendo y cronometrando, sí puede ser un poco estresante.

¿Cómo funciona el método Kanban?

El método Kanban utiliza tarjetas, columnas y la mejora continua para ayudar al continuo crecimiento de la empresa y por ende la mejora de procesos, el sistema Kanban utiliza tableros visuales, bien sean en una pizarra, vidrio, tableo digital etc, en dicho tablero se muestran los pasos del flujo de trabajo en los que se está trabajando, los pasos bloqueados y los pasos realizados. Esto facilita que todos vean dónde hay cuellos de botella y si el equipo está cumpliendo sus compromisos.

Los tableros kanban tienen tres columnas principales: «Por hacer», «Haciendo» y «Hecho». También pueden tener columnas adicionales como «Bloqueado» o «En espera».

• Te dejo un enlace que te va a interesar sobre todo esto, el lean manufacturing.

¿Cómo hacer el método Kanban?

Como tenemos la ventaja de que con el método Kanban no es necesario cambiar el sistema de trabajo sino ir mejorándolo, se puede realizar en cualquier empresa. El método Kanban se realiza inicialmente con tablero, el más básico tiene tres columnas: por hacer, haciendo y hecho.

A medida que se trabaja en una tarea, ésta se desplaza de izquierda a derecha por el tablero. A los proyectos más complejos se les pueden añadir columnas adicionales según sea necesario. Pongamos un ejemplo de esto, una empresa puede añadir una columna para las tareas «en curso» que no se deben realizar inmediatamente, pero en las que hay que trabajar cuanto antes.

No hay límite en el número o tipo de columnas que se pueden añadir o quitar de un tablero Kanban. Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos, puedes personalizar tu tablero Kanban añadiendo o quitando columnas según lo desees para tu proyecto específico.

Como implementar el método Kanban en una empresa

Ya hemos visto como se puede hacer el método y cuales son sus puntos fuertes, ahora vamos a exponer como poder implantar el método Kanban en una empresa, estos son algunos de los pasos que puedes seguir para implementar tu propio sistema Kanban:

El tablero

Puedes escoger el tipo de tablero que mas te convenga, puedes hacerlo a mano, en una pizarra, con notas adhesivas, en un Excel, en un tablero digital etc. mas abajo te dejo los tipos de tableros.

Visualiza el flujo de trabajo

Una vez elegido el tablero, el siguiente paso para mejorar la productividad de tu equipo es visualizar tu trabajo. Aquí empezaremos utilizando el tablero, pondremos ya que es una forma de mostrar tu trabajo y el estado en que se encuentra actualmente en tarjetas o notas adhesivas en una pared. Puedes tener varios tableros separados, dependiendo del trabajo que estés realizando, o puedes tener un tablero que contenga varias columnas.

Limite el trabajo

Una de las mejores cosas que puedes hacer por ti mismo como Project Manager o por tu equipo en su conjunto, es limitar la cantidad de trabajo que asumes en un momento dado. Al limitar la cantidad de tareas inacabadas que tienes, es más probable que termines lo que empiezas y lo entregues a tiempo (y, con suerte, con mayor calidad).

Medir y gestionar el proceso

La idea clave del método Kanban es que, para mejorar, las organizaciones necesitan una forma de visualizar cómo se realiza el trabajo. Esto significa entender de dónde viene el trabajo, qué aspecto tiene en el camino y cómo se mueve a través de la organización.

Al crear un sistema para visualizar el trabajo, se puede hacer que este proceso sea más eficiente y eficaz. El método Kanban utiliza una pizarra para ayudar a identificar posibles áreas problemáticas. Puede ver los cuellos de botella en el camino, qué elementos están esperando más de lo que deberían, qué elementos podrían no ser necesarios en absoluto, etc.

Haga explícitas las políticas del proceso

No tiene mucho que explicar, todo cambio oficial debe quedar escrito en las políticas de empresa.

Utilice modelos para reconocer las áreas de mejora

El método Kanban también incorpora la gestión del cambio evolutivo. Esto significa que, en lugar de impulsar una revisión completa de los procesos de una organización de una sola vez, se introducen cambios gradualmente y se ajustan sobre la marcha. Esto facilita que las personas se adapten y acepten los nuevos cambios sin sentirse abrumadas por ellos de golpe.

Mejorar en colaboración, evolucionar de forma experimental

Otro principio del método Kanban es que las personas deben colaborar entre departamentos y funciones para mejorar el funcionamiento de sus equipos. Esto ayuda a crear una colaboración entre departamentos que normalmente no se comunican mucho entre sí.

Ventajas del método Kanban

Hemos visto como el método Kanban se basa en la mejora continua y por tanto suele mejorar tanto la gestión de procesos como el crecimiento empresarial. Peros sus beneficios no quedan ahí vamos a exponer todas las ventajas que proporciona el método Kanban:

• Produce un cambio incremental y evolutivo.
• Evita errores de que se dupliquen los procesos.
• Crea líderes en cada nivel.
• Mejora los procesos.
• Aumento de la satisfacción del cliente.
• Reducción del tiempo de entrega.
• Mejora de la calidad del proceso.
• Mejora de la visibilidad del proyecto.

Desventajas del método kanban

No todo es bonito en este método, existen ciertas desventajas que vamos a exponer.

Las desventajas del método Kanban son las siguientes:

El método Kanban no se define como un proceso, sino sólo como un sistema. Esto significa que no existe un proceso estándar al que se pueda aplicar el sistema Kanban. Para aplicar Kanban, primero se deberá definir y estandarizar su propio proceso, lo que podría ser un ejercicio que requiere mucho tiempo. Y esto es sólo el principio.

No se centra en otras áreas de mejora como la calidad o los costes. Por lo tanto, no se aprovecha todo el potencial del uso de Lean utilizando únicamente el método Kanban.

• Puede interesarte el método Know how.

La aplicación del método Kanban requiere una profunda comprensión y compromiso por parte de todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Esto puede ser difícil en la práctica, ya que no siempre se consigue que las personas estén dispuestas a cambiar sus hábitos y mentalidades.

El método Kanban requiere mucha disciplina por parte de los miembros del equipo y las partes interesadas en cuanto a seguir los procedimientos adecuados al realizar su trabajo (por ejemplo, actualizar las tarjetas en sus respectivas columnas). Si no lo hacen, será difícil para el líder del equipo ver qué trabajo ha hecho o completado cada miembro del equipo (o incluso si ha hecho algo).

Tipos de tableros Kanban

Los tableros kanban se componen de una serie de columnas que representan las distintas etapas de su flujo de trabajo. Cada columna contiene tarjetas que representan una tarea o proyecto específico.

Los tableros kanban se pueden implementar de muchas maneras diferentes, pero estas son las más comunes:

• Tablero Kanban físico.
  • La implementación original de este sistema se hizo con notas adhesivas en una pizarra. Esta sigue siendo una forma muy popular de implementar Kanban y es genial porque te permite mover fácilmente las cosas según sea necesario. Esto funciona especialmente bien para los equipos más pequeños, aunque puede ser difícil mantener todo organizado y legible con equipos más grandes.
• Tablero Kanban digital.
  • Hoy en día, la mayoría de la gente utiliza herramientas digitales para implementar sus tableros Kanban. Esto es más eficiente que el uso de un tablero físico, ya que cada miembro del equipo tiene acceso a la misma información en todo momento, y los cambios son más fáciles de hacer y gestionar cuando se están haciendo digitalmente.
• Tablero Kanban basado en el tiempo.
  • Un tablero Kanban basado en el tiempo es esencialmente el mismo que un tablero Kanban tradicional, pero en lugar de separar las tareas en columnas basadas en su etapa de flujo de trabajo, se separan por el tiempo que cada tarea lleva (y por lo general el esfuerzo que implica).