Las funciones del departamento de administración son clave para cualquier empresa ya sea grande o pequeña, pero antes de adentrarnos en las funciones, veamos un poco en que consiste el departamento de administración de una empresa.
¿Qué es el departamento de administración de una empresa?
Podemos definir el departamento de administración de una empresa como el eje central de la organización del cual dependen los demás departamentos para ser gestionados correctamente, entre sus funciones destacamos las de la planificación, organización, dirección y control.
El objetivo primordial de dichas funciones del departamento de administración es lograr las metas u objetivos de una empresa de la forma mas óptima posible, implicando a los empleados en la obtención de metas a corto y largo plazo, todo está enfocado hacia la mejora continua.
Para simplificarlo podemos decir que el departamento de administración está formado por una serie de características que nos ayudarán a conseguir los objetivos establecidos por la empresa. Gracias a sus funciones, el departamento de administración se encarga de ir etapa por etapa de cada proyecto o emprendimiento que quiera realizar la organización.
Las funciones del departamento de administración son:
Para Fayol, estas etapas eran fundamentales para la buena gestión de alta gerencia, por lo cual el decía que todo departamento de administración y empleados como el administrador y auxiliar administrativo, debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto.
Este creador de la estructura empresarial, nunca fue extremista en sus ideologías y se puede leer en su obra, como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. Gracias a esto, los amantes de la teoría clásica de la administración fueron añadiendo, actualizando y mejorando las funciones del departamento de administración, que sin lugar a duda ha sido una de las mejores maneras para ayudar a crecer a las empresas.
Las funciones del departamento de administración
Las funciones del departamento de administración de una empresa son: planificación, organización, dirección y control. Lo primero que debemos saber sobre dichas funciones o etapas administrativas es que se separan en dos fases, la fase mecánica y la dinámica.
- Fase mecánica:
- La fase mecánica está formada por la planificación y la organización. Podríamos decir que es una parte rígida del proceso (la que planifica).
- Fase dinámica:
- La fase dinámica, por su parte, está formada por la dirección y el control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento (es la que ejecuta).
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Las cuatro etapas de departamento de administración
Haremos un primer análisis de las cuatro etapas del departamento de administración y un poco mas abajo las desarrollaremos, pero para empezar aquí tenemos sus etapas:
- Planificación:
- Trata de programar las actividades a realizar y solucionar las dudas que puedan surgir.
- Organización:
- Encargar las responsabilidades de cada acción, el orden y la estructura que tendrá el proyecto a realizar.
- Dirección:
- La dirección es la que debe respaldar, ayudar e intervenir ante cualquier problema que pueda originarse en la obtención de los objetivos, en muchas ocasiones es el administrador del proyecto el encargado.
- Control:
- El control se basa en el análisis de métricas confiables que nos aporten datos para conseguir objetivos mas elevados.
Características de las funciones administrativas de la empresa
Las funciones del departamento de administración poseen multitud de características y particularidades en función de la organización que lo desarrolle, vamos a comentar las más comunes:
- Está formado por cuatro funciones interrelacionadas.
- Deben de escribir todos los objetivos que se persiguen alcanzar.
- En caso de realizar un proceso administrativo, este debe ser comunicado a todos aquellos empleados que vayan a formar parte.
- Su meta es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una de las tareas que están incluidas en el proceso administrativo. Te puede interesar el círculo de Demin.
- Puede ser usado por cualquier empresa, independientemente de las características de la misma.
- Se realiza con un línea temporal previamente estipulada. De esta manera ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptada a las circunstancias.
Como desarrollar las funciones del departamento de administración
Planificación
La planificación está formada por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a realizar cierta cosa. Es decir, sería capaz de responder ciertas preguntas:
- ¿Qué queremos obtener?
- ¿Qué tenemos que realizar para alcanzar nuestra meta?
- ¿Quién se va a hacer responsable de cada parte del proceso para obtener el objetivo?
- ¿Cuándo y en qué tiempo se van a realizar las acciones?
- ¿Qué recursos nos hacen falta?
- ¿Dónde podemos obtener los recursos?
- ¿Cuál es el precio de dichos recursos?
- ¿Qué tipo de problemas podemos tener y cómo vamos a remediarlos si surgen?
- ¿Qué hacemos ante un imprevisto?
En resumen, se encargada de todo aquello que necesitamos decidir antes de arrancar el proyecto. Sin esta función , los siguientes procesos serían caóticos.
Organización
Ya finalizada la planificación, seguimos con la manera de organizarlo. En resumidas cuentas esto significar asignar las tareas a los empleados encargados del proyecto a realizar. Algunas cuestiones a resolver en esta característica son:
- ¿Cuál será el orden en que vamos a encargarnos de las tareas?
- ¿Quién se va a responsabilizar de cada acción?
- ¿Vamos a realizar las acciones en conjunto o individual?
- ¿La toma de decisiones de forma democrática o jerárquica?
- ¿De que manera estará estructurada la jerarquía?
Si nos percatamos son siempre preguntas que van dirigidas a un orden de la acción o acciones que vayamos a realizar, a diferencia de la primera función que era lo que queríamos obtener.
Dirección
La dirección, dependiendo de la empresa puede ser una persona como podría ser el administrador del proyecto o un grupo de personas, que no solamente se encargan de dirigir, tomar decisiones o mandar sobre el personal, sino de mostrar su apoyo, resolver incidencias cuando estás suelan ser graves, respaldar al empleado en cualquier contratiempo y motivar al personal.
Así, por ejemplo, el grupo ejecutivo se encargan de influir en los implicados del proyecto. Ya sea ayudándolos, mostrándoles alternativas o resolviendo conflictos entre distintas partes de la organización.
Control
El control, se conoce como el seguimiento constante de los resultados y su análisis través de métricas confiables. De esta manera con los resultados obtenidos, la empresa tratará de realizar un seguimiento en las acciones para determinar si el proyecto va conforme al plan previsto.
Origen de las funciones administrativas
El origen de las funciones administrativas reside en Henry Fayol. Sabía de lo que hablaba ya que fue gerente de una empresa minera durante 50 años, su libro «Administration Industrielle et Générale». La traducción al español sería «Administración Industrial y General».
En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol, destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y una lista de principios para administrar correctamente.
Importancia del departamento de administración en la empresa
El departamento administrativo es extremadamente importante en la gerencia de una organización. Supone la hoja de ruta a seguir durante un periodo de tiempo, para poder llegar a las metas establecidas.
Así, llevar un seguimiento de cada una de las funciones marcadas en el departamento administrativo, permitirá a la dirección incrementar su nivel de eficacia a la hora de lograr los objetivos propuestos, con esto nos referimos a reducir el número de recursos destinados. Con los recursos ahorrados la administración debe destinarlos a otras tareas que resulten mas ventajosas para la empresa.
Entre las ventajas de los departamentos de administración de una empresa destacamos las siguientes:
- Permite a la organización disponer en todo momento de un plan futuro.
- Marca de forma clara las metas que tiene una determinada organización en el corto, medio y largo plazo.
- Se optimizan los recursos
- Evita gastos innecesarios que no se encontrasen contemplados con anterioridad.
- Puede suponer un aumento de la producción, ya que mejora la coordinación entre los empleados.
- Tiene un control total de las acciones que se realizan en la empresa.
Para finalizar, hay que destacar que un proceso administrativo debidamente diseñado conseguirá evitar que aparezcan sucesos que impliquen obstrucciones en los esquemas de la gerencia. Esto conllevará a que se reduzcan el número de acciones improvisadas que puedan venir de decisiones mal tomadas para la empresa.
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Ejemplo de las funciones del departamento de administración
Todo se entiende mejor con un ejemplo práctico, por tanto te dejo este video de 3 minutos para profundizar bien el las funciones de administración de una empresa, estoy seguro que te gustará y podrá aclarar alguna duda sobre este tema si es que la tienes.
Espero que finalizado el artículo quedase claro en que consisten las funciones del departamento de administración, si tienes alguna sugerencia o te gustaría que hablásemos de otro artículo relacionado con las empresas no dudes en escribirnos, estaremos encantados de recibir tus sugerencias al contacto.