Círculo de Deming aplicado a una empresa

El ciclo o círculo de Deming se puede aplicar en una empresa de dos maneras, bien a nivel general o bien a un proceso específico, por poner un ejemplo se podría aplicar al departamento de administración o bien a un solo a un proceso del administración. El ciclo de Deming se denomina también PDCA por sus siglas en inglés ( Plan, Do, Check, Act) cuya traducción al castellano ha sido PHVA, planificación, hacer, verificar y actuar, por si esto fuera poco también se le considera como la espiral de mejora continua en búsqueda de la calidad.

¿Qué es el círculo de Deming y para que sirve?

El ciclo de Deming es un método que busca conseguir la optimización y el nivel máximo de calidad, está representado por un círculo (de ahí su nombre), ya que este siempre está en continuo proceso y se va repitiendo hasta conseguir la máxima calidad. Este ciclo de Deming es denominado también como ciclo de la calidad.

Este ciclo de Deming encontramos cuatro elementos o fases características:

• Planear
• Hacer
• Comprobar o verificar
• Actuar

Lo primero que debemos darnos cuenta de este círculo de Deming es que realiza una secuencia lógica y en bucle, ya que es aplicable a cualquier proceso, producto o servicio y no solamente una vez, sino que este ciclo puede realizarse varias veces en un mismo proceso, así alcanzamos la calidad máxima.

¿Cómo aplicar el círculo de Deming en una empresa?

Gracias al ciclo o círculo de Deming se consigue la mejora continua, esto conlleva a que cada proceso, artículo o servicio de la organización sea mejorado hasta su punto mas optimo.

Además ayuda a identificar y eliminar los problemas que existen en la organización a nivel de producción o servicio.

Es una manera efectiva de gestionar los procesos para que estos sean cada vez mas óptimos, por este motivo suprime o elimina el trabajo que no es necesario.

Para poder aplicar correctamente el ciclo de Deming en una empresa debemos implementar las cuatro etapas que intervienen en dicho círculo, siempre con la búsqueda de la mejora continua, por lo cual una vez aplicado este método de Deming se debe analizar y en caso de ser necesario volver a aplicarlo, pero vamos a mostrarlo mas adelante, en las cuatro etapas del ciclo de Deming.

Las cuatro etapas del ciclo de Deming

Sabemos que las cuatro etapas del círculo de Deming son planificación, hacer, chequear y actuar, pero vamos a verlas mas detalladamente una a una y como poder implementarlas en la empresa.

Etapa 1 ciclo de Deming: Planear

El primer paso para realizar correctamente el ciclo de Deming es la planificación, tenemos que describir los detalles y presentar los objetivos que se quieran alcanzar, estos objetivos están descritos por primera vez en la visión de la empresa, que en función de como vaya evolucionando, estos objetivos pueden cambiar.

Debemos decidir las estrategias que vayamos a utilizar para a mejorar los resultados. Para ello es necesario saber como usar las herramientas de mejora continua, las cuales nos dan los indicadores que debemos seguir, para saber que debemos mejorar.

Estas herramientas pueden ser:

• Diagrama de Pareto
• Causa y efecto
• Lluvia de ideas
• Diagrama de flujo

Toda estrategia que vayamos a escoger para mejorar debe ser monitorizada y medible, ya que sin estos datos no sabemos si la estrategia funciona.

Un ejemplo de como poder planificar esta etapa sería con la gráfica de Gantt.

Etapa 2 ciclo de Deming: Hacer

Esta etapa parte de lo planificado en la primera, debemos desarrollar los procesos que se van a realizar y que hemos descrito en la primera etapa. Aquí ponemos en práctica lo planeado. Esta fase dependerá de la capacidad de la organización en cuanto a recursos y en cuanto a talento humano para la toma de decisiones, además del trabajo en equipo, el liderazgo será parte influyente.

Etapa 3 ciclo de Deming: Comprobar

Cuando los procesos se han puesto en funcionamiento, podemos encontrar problemas o situaciones que no habíamos planeado en un principio, por ello hay que verificar como se están realizando los procesos. Al encontrarnos problemas en los procesos, debemos asegurarnos que la plantilla está motivada a implementar los nuevos cambios en su manera de proceder. Para el análisis y comprobación podemos utilizar el diagrama de Pareto u hojas de comprobación.

Etapa 4 ciclo de Deming: Actuar

Gracias a la fase de comprobar, podemos sacar una serie de acciones para mejorar la empresa, estas pueden tener carácter preventivo o correctivas. En este caso, cuando se actúa, suelen ser medidas correctivas, sobre todo cuando hay una discrepancia entre la primera y segunda etapa.

Una vez realizado el análisis correspondiente y ver que los resultados mejoran, se deberán realizar las medidas correctivas que sean necesarias y en tal caso de implementar el proceso debería pasar a las políticas o manuales de la empresa, así quedaría reflejado como guía de lo que se debe hacer.

La importancia del círculo de Deming en la empresa

La importancia del círculo de Deming sin duda es la obtención de la calidad máxima y gracias a este objetivo primordial la empresa tiene los siguientes beneficios:

• Identifica los problemas y eliminar sus causas.
• Nos proporciona la garantía de optimizar los procesos.
• Facilita la eliminación del trabajo innecesario.
• Proporciona mayor beneficio a la empresa.
• Permite a la empresa una mejora continua.

Ejemplo del círculo de Deming en la mejora continua

En el ejemplo del círculo de Deming vamos a poner un supuesto que perfectamente se puede dar en cualquier empresa:

Realizamos una auditoría en un concesionario, dicha auditoría demostró que no se realizó el mantenimiento correspondiente en los elevadores de taller, esto ocasionó 5 bloqueos en el último trimestre.

La empresa busca una acción correctiva a la falla de la auditoría:

Planificación

Análisis: Debemos saber el motivo de ¿Por qué no se realizó el mantenimiento? detectamos que nadie se encarga de dicho mantenimiento.

Identificamos los daños o lo que a generado el problema, en este caso el parón en la producción tuvo un costo de 1400€

Debemos definir el plan de acción

Un posible plan de acción sería contratar a alguien para que realice el mantenimiento de los elevadores, debemos ver el costo que lleva dicha contratación.

Debemos ver la posibilidad de contratar una empresa externa para dicho mantenimiento y ver su costo. Lógicamente deberíamos pedir presupuesto por lo menos a 4 empresas. Comparar costes/beneficios de ambas posibilidades.

Ejecutamos la planificación

En caso de contratar una persona que realice el mantenimiento nos costaría 300€ al mes, viniendo 1 vez a la semana. Pero contratar a una persona puede conllevar algún accidente laboral con los elevadores.

Llamamos a 4 empresas externas y el costo medio sería de unos 280€ realizando la labor 1 vez a la semana. Pero no se encarga de la reparación ya que eso lleva un costo adicional, la empresa que contratamos se hace cargo del costo de la producción en caso de que el elevador falle, pero la empresa se hace responsable de cualquier accidente laboral que pueda producirse con el trabajador.

Se debe realizar un análisis costo/beneficio y ya que nos cuesta menos y además se hace cargo del costo de la producción en caso de fallo decidimos contratar la empresa que nos mantiene los elevadores.

Realizamos la verificación

• ¿Hemos solucionado el problema de mantenimiento de los elevadores?
  • Sí
• ¿Se ha dañado en estos últimos tres meses parando la producción?
  • No
• ¿Hemos obtenido beneficios?
  • Sí
• Por lo cual hemos acertado en la solución

Actuamos

• Ha sido efectiva la solución y no sería necesario de nuevo volver al ciclo.
• No está demás comprobar los análisis costo / beneficio cada cierto tiempo para llevar a un nuevo acuerdo o investigar otras empresas que puedan ofrecer mejor servicio.

¿Cómo implementar el círculo de Deming en la empresa?

Veamos cuales son los sistemas mas utilizados:

• AMFE, análisis modal de fallos y efectos.
• Diagrama de Gantt planificación y seguimiento de actividades y proyectos
• Método Poka-yoke, diseño a prueba de errores.
• Las 5S, Sistemática para lograra lugares de trabajo organizados.
• Método Kanban, método altamente efectivo y eficiente en sistema de producción.
• Las 7S de ManKensey, los factores básicos para la organización.
• Diagrama Pert, diseño para de procesos proyectos.
• Función de pérdida de Taguchi, evaluar de manera numérica la pérdida de calidad.
• RCM mantenimiento fiable, desarrollo de un programa para el mantenimiento preventivo.
• Gemba Kenri, forma lógica y racional de gestión.
• Metodología Scrum, aumenta la eficiencia de los equipos de trabajos y productos.

Ventajas y desventajas del ciclo de Deming

El círculo de Deming aplicado a una empresa es bastante beneficioso para la organización, entre sus beneficios podemos destacar:

• Da a la organización una mejora estratégica.
• Mejora los productos, procesos o servicios de la organización.
• Su gestión ante la calidad es optima.
• Reduce los costos.
• Aumenta la productividad.
• Incrementa la rentabilidad.
• Reduce los riesgos, tanto de perdida de beneficios, en riesgos laborales, etc.

Las desventajas que podríamos sacar:

• Puede que lleve bastante tiempo el integrar nuevos procesos para la mejora de la calidad, ya que es posible que el proceso necesite varias mejoras.
• Los recursos pueden ser clave para poder realizar dichas mejoras y eso dependerá de la capacidad de la empresa.

Los 14 puntos o principios de Deming

Deming consideraba que este ciclo tenía las siguientes características:

• Crear constancia de un mejoramiento de productos y servicios.
• Se debe adoptar una nueva filosofía en la cual gracias a la cooperación se benefician todos.
• No depende de la autoría masiva.
• Acabar con la práctica de compra de precios bajos.
• La mejora continua de los sistemas de producción y servicio.
• Asignar líderes.
• Capacitación de los trabajadores.
• Eliminar el miedo y construir confianza.
• Eliminar las barreras entre departamentos.
• Borrar eslóganes.
• Eliminar cuotas numéricas y la gestión por objetivos.
• Quitar las barreras para ver el valor de la mano de obra y los elementos que privan a la gente de la alegría en su trabajo.
• Realizar un programa de educación y auto mejora.
• Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar acabo la transformación.

Hemos visto en que consiste el círculo de Deming, actualmente se considera tan importante que se está implementando en los programas informáticos para automatizar los procesos. Es un modelo estratégico el cual le ofrece a la empresa que lo utiliza un plus ante la competencia, que no realiza este círculo de Deming, sin lugar a duda el ciclo de Deming es la base que toda empresa debería implementar en sus procesos.