¿Qué son los libros auxiliares?
Podemos definir el concepto de libros auxiliares como los libros donde se registra de manera detallada los valores e información que se a introducido en los libros principales, destacamos que llevan el registro de operaciones cronológicamente.
Vamos que los libros auxiliares son un conjunto de cuentas, que suele llevar el departamento de contabilidad de la empresa. La información contenida en un libro auxiliar se contabiliza periódicamente en la cuenta del libro mayor.
Tipos de libros auxiliares
Los libros auxiliares pueden ser de dos tipos, bien voluntarios u obligatorios, veamos cuales son cada uno:
- Libros auxiliares obligatorios:
- Diario
- Inventarios o balances
- Libros voluntarios:
- El libro Mayor, auxiliar de vencimiento, salidas de almacén, etc.
Los libros auxiliares, estos pueden ser por ejemplo el libro de entradas y salidas de mercaderías, el libro de banco, libro auxiliar de vencimientos, libro de IVA…
Libros auxiliares obligatorios
Este tipo de libros son básicos a la hora de obtener información financiera o de contabilidad, además son imprescindibles en una auditoría.
El auxiliar de diario: se deberá realizar un registro de todas y cada una de las actividades de la empresa, en caso de ser repetitivas se puede tener la opción de un registro que sume el total de operaciones no superior a tres meses, eso sí, debe ser corroborado por otros libros que concuerde ese registro.
Cuentas e inventarios: se inician con el balance inicial, tiene carácter trimestral lo cual se llevará un registro de esto y comprobación cada tres meses, en este libro también se deberá registrar el cierre de ejercicio junto a las cuentas anuales
La importancia de los libros auxiliares para una empresa
Estos libros son valiosos en contabilidad ya que esta utiliza una combinación de libros contables e informes para presentar la información financiera. Los libros mayores son como subunidades de las principales cuentas contables.
Además sus ventanjas para la empresa son:
- Permiten la división del trabajo.
- Incrementan la velocidad del trabajo.
- Lleva un registro cronológico.
- Da al detalle la actividad realizada.
- Registra todos los valores.
- Son de gran ayuda para ciertos departamentos.
Pero también tiene sus desventajas:
- No muestra el movimiento realizado, solo muestra el saldo.
Los principales libros auxiliares
Los libros auxiliares de una empresa pueden ser ilimitados, dependiendo del tamaño de la empresa, pero veamos cuales son los mas usados:
- Cuenta de control:
- en este libro se detalla la información de una cuenta, con esto evitamos los inconvenientes que pueden ocasionar los múltiples registros de una cuenta.
- Subcuentas:
- se registra la información expuesta en los libros mayores y diarios.
- Libro auxiliar de compras y ventas:
- esto se utiliza para registrar de manera detallada la información solicitada, ese suele ser requerido por el departamento de contabilidad para el registro de IVA, es un libro auxiliar bastante utilizado
- Libro auxiliar de vencimientos:
- el fin de este libro auxiliar es saber el vencimiento de las cuentas que se deben de pagar o cobrar dependiendo de lo que estemos registrando.
- De caja:
- este libro ayuda a la empresa a lleva un registro de todos los movimientos diarios de efectivo.
- Libros auxiliares de bancos:
- este libro permite el control administrativo del registro de cuentas bancarias, debe ser realizado por el contador o el auxiliar contable y se toma nota de toda transacción vía banco, bien sea cheque, transferencia, depósito etc. Por lo normal este libro auxiliar lo suele tener todas las empresas que trabajan con cuentas bancarias.
- Libro de clientes:
- este libro se puede complementar con el de vencimientos ya que al registrar cada uno de los movimientos del cliente vemos si tiene saldo acreedor o deudor y comprobar a su vez el vencimiento en caso de ser deudor.
- Libro de proveedores:
- Al igual que el de clientes se complementa con el de vencimientos ya que podemos registrar el pago por partes de una factura al proveedor y calcular cuando vence para pagar su totalidad.
El registro se hará diario o mensual dependiendo del volumen de la empresa, aunque lo aconsejable es que se haga día a día. Esta función suele ser encargada a un auxiliar contable por medio del contador.
Ejemplo libro auxiliar de bancos
Antes hemos visto los libros auxiliares que mas se utilizan, ahora os dejo un tutorial de como realizar un libro auxiliar de bancos, siempre es mejor un ejemplo práctico para dejar reflejado los conceptos.
Ejemplos libros auxiliares
Y por supuesto te dejo con algunos ejemplos mas de los libros auxiliares:
Libro auxiliar de cuentas por cobrar
Un libro auxiliar de cuentas por cobrar contiene los saldos individuales de cada cliente, cliente o paciente que debe dinero a una empresa a cuenta. De nuevo, la suma de todos los importes individuales en este libro auxiliar debe ser igual al importe total que aparece en la cuenta de cuentas por cobrar del libro mayor.
Por ejemplo, si un consultorio médico tiene 250.000 dólares en facturas pendientes de pago por parte de los pacientes, el libro mayor mostrará un saldo de cuentas por cobrar de 250.000 dólares, mientras que el libro auxiliar incluirá todos los importes individuales adeudados por cada paciente y otros detalles como las fechas de servicio.
Libro auxiliar de cuentas por pagar
Un libro auxiliar de cuentas a pagar contiene los saldos individuales de cada acreedor, vendedor o proveedor al que una empresa compra a crédito. La cuenta de acreedores debe coincidir con el total del libro auxiliar de acreedores.
Por ejemplo, una empresa puede deber 125.000 dólares a los proveedores. El libro mayor de la empresa mostrará un saldo de cuentas por pagar de 125.000 dólares. El libro auxiliar de cuentas por pagar contendrá todos los detalles necesarios para identificar y asignar ese pasivo a vendedores o proveedores específicos.
Libro auxiliar de activos fijos
Este libro auxiliar se mantiene con el fin de controlar y resumir todas las transacciones relacionadas con los activos fijos propiedad de la empresa. A cada tipo principal de activo fijo (como terrenos, edificios, equipos de planta, maquinaria) se le asigna una cuenta separada, con un saldo igual al valor neto contable de ese tipo de activo fijo en cualquier momento.
Libro auxiliar de depósitos de clientes
Este registro auxiliar es utilizado por las empresas cuando aceptan depósitos de los clientes antes de suministrar bienes o servicios. Cada transacción de depósito de clientes se anota en este registro.
Conclusión
Un libro auxiliar es un registro contable que proporciona datos de apoyo para una cuenta de balance o una partida de la cuenta de pérdidas y ganancias. Los libros auxiliares suelen llevarse de la misma manera que los generales, con débitos y créditos contabilizados en cuentas individuales. La suma de todos los saldos de un libro auxiliar debe coincidir con el saldo resumido que figura en el libro mayor.
Hemos visto en el artículo que los libros auxiliares son de gran apoyo a la hora de llevar un buen sistema de control, espero que por lo menos te quede claro en que consisten los libros auxiliares en una empresa, si quieres comentar algo del artículo estaré encantado de atender al formulario de contacto.
- Referencias
Guía práctica de contabilidad para PYMES, Editorial Pirámide
Fernando Sánchez Mayoral, Jesús Antonio Sánchez, Susana Villaluenga de Gracia, Elena Merino