Administración de inventarios en una empresa

¿Qué es la administración de inventarios?

La administración de inventarios en una empresa se podría definir como el método o la manera que tiene la organización para llevar un control y dar una respuesta inmediata de los bienes que posee la empresas al instante de solicitar su uso.

Esta administración de los inventarios se basa en procedimientos, estrategias y sistemas de control, que nos dan a conocer las necesidades de reabastecimiento que pudiera tener el almacén.

El inventario es el grupo de mercancías o artículos que poseen las organizaciones para negociar, dando paso a la compra y comercialización o la realización de dicho producto para su posterior comercialización, en un tiempo económico definido. Los inventarios son parte del conjunto de activos circulantes de toda empresa.

Características básicas de la administración de inventarios

Un inventario es la realidad de bienes que están en la empresa para su uso o comercialización. La gestión de inventario se apoya en conservar accesibles dichos bienes al instante de solicitar su uso o comercialización, basados en políticas que permitan dictaminar en qué momento y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se reúne en 4 puntos:

• Número de productos que deberán realizarse en determinado momento.
• ¿En qué instante debería realizarse el inventario?.
• ¿Con que productos del inventario son especiales o se debe tener mas atención?
• ¿Somos capaces de soportar adversidades en los precios de los productos en inventario?

La gestión de inventarios se basa en conceder los productos que se necesitan para realizarla operación al precio más bajo sostenible.

Debemos destacar que de la gestión de inventarios, tiene 2 puntos, los cuales son opuestos.

• Por una lado, reducir el inventario para destinar los recursos a otros proyectos, ya que de otra manera no se podrían subvencionar.
• Por otro lado, es necesario que la empresa tenga un inventario lo suficientemente grande como para hacer frente a la demanda de producción.

Los dos puntos a tratar son conflictivos, debido a que disminuyendo el inventario se reduce la inversión, sin embargo se corre el peligro de no poder saciar la demanda de las operaciones de la compañía. Si se poseen monumentales porciones de inventario, se reducen las posibilidades de no poder saciar la demanda y de paralizar las operaciones de producción y comercialización, pero se incrementa el gasto.

Mantener el control del inventario de forma efectiva tiene sus pros y sus contras. La ventaja es que la organización puede saciar la necesidad de los clientes a una mayor velocidad como desventajas destacamos dos puntos:

• Involucra un gasto principalmente elevado (almacenamiento, funcionamiento y rendimiento).
• Riesgo de quedar obsoleto

Hemos de añadir que en este tipo de control de inventarios cada vez están mas controlados por los supply chain manager, trabajadores cada vez mas demandados por las empresas.

Los objetivos de la gestión de inventarios

El objetivo que persigue la gestión de inventarios son los objetivos y estabilizar las siguientes metas:

• Optimizar la atención al cliente
• Optimizar eficientemente las piezas de compra y producción.
• Reducir el gasto en los inventarios.
• Análisis del Inventario

¿Qué es el nivel óptimo de inventario?

Para poder obtener el mejor desempeño de la materia prima y que el resultado final posea un precio conveniente por este criterio, cada compañía debería realizar unas normas para funcionamiento de los inventarios.

Una buena normativa de los inventarios es la que establece el grado óptimo de los recursos en inventarios y por medio de un control se garantiza que no se produzcan excesos ni carencias en el inventario. Además el nivel óptimo de un inventario es aquel que cubre las necesidades de la organización con unos gastos mínimos.

¿Cómo conseguir el nivel optimo de un inventario?

Hay zonas en la organización que poseen distintas necesidades con respecto al grado de inventarios. Al establecer una normativa de inventarios referente a su grado óptimo, la compañía deberá considerar diferentes componentes:

• La velocidad
• Competencia de compra
• Duración de los productos
• Capacidad de satisfacción del proveedor
• Almacén
• Capacidad económica
• Gastos
• Protección
• Peligros

La velocidad

Estamos hablando con la rapidez que se consume, gracias al análisis establecido a lo largo de el año, podemos diferenciar la velocidad en 4 tipos:

• Lineal
  • la producción se realiza siempre igual, no hay variaciones en ningún momento del año, cuando se produce esto es que tenemos una línea de artículos que suelen consumirse o utilizarse durante todo el año, esto podría ser como ejemplo las gafas.
• Por estación
  • dependiendo del periodo estacional que estemos la producción será mas alta o mas baja, por ejemplo si somos una juguetería, la época de Navidad puede ser la mas fuerte y aumentar la producción.
• Combinada
  • es la unión entre lo lineal y periodos donde hay mas o menos producción, un ejemplo sería cada vez que sacamos una promoción nueva de un artículo.
• Impredecibles
  • la producción no se puede planificar, puesto que es dependiente de componentes exteriores y se pueden controlar, suele darse cuando en alguna persona famosa utiliza un artículo y sube el auge de venta de dicho artículo.

Competencia de compra

La organización debe ser competente en el mercado, por lo cual necesitará tener un capital adecuado para invertir y comprar o reabastecer de manera continua los niveles óptimos del inventario.

Duración limitada de productos

Este punto es crítico ya que hay sectores como el de la alimentación que tienen artículos de carácter perecedero, por lo cual el estudio de su duración es vital para establecer su estancia en el inventario.

Capacidad de satisfacción del distribuidor:

El distribuidor puede tener dos tipos de capacidades y esto dependerá del distribuidor y su capacidad de producción. Por regla general muchas empresas buscan de ambos tipos ya que unos trabajan con poco pedido y lo sirven inmediatamente y otros trabajan con volumen y tardan mas en enviarlo a la empresa.

• Respuesta inmediata: Justo a Tiempo
• Respuesta tardía: Niveles elevados

Almacén

El tipo de almacén dependerá del tipo de empresa y su sector, ya que si tenemos una empresa de alimentación necesitaremos cámaras frigoríficas para aguantar el genero y si tenemos una tienda de ropa no será necesario dichas cámaras, al igual el tamaño de este dependerá de los artículos y el volumen que se tenga.

Capacidad económica para el inventario

Debemos tener claro que el inventario tiene un coste y conservarlo también. La inversión mas elevada se suele realizar al inicio de la organización ya que parte de cero, luego el mantenimiento del nivel de inventario dependerá de la rotación que tenga:

• Si la rotación es alta el precio de posibilidad es bajo.
• Si la rotación es baja el precio de posibilidad es elevado.

Gastos enfocados a conservar el inventario:

Y por supuesto además del costo inicial y la rotación que tenga, se quedan ahí los gastos, estos se incrementan ya que se necesita tener en cuenta los siguientes puntos:

• Funcionamiento
  • Los gastos de mantenimiento, que también dependerán del tipo de empresa.
• Seguros
  • Si queremos asegurar en caso de incendio, inundación, etc.
• Depreciación
  • Cada día que pasa hay artículos que valen un poco menos y eso debemos tenerlo en cuenta sobre todo en el sector de la tecnología.
• Alquiler
  • Estará en función del tamaño, de donde esté localizado etc.

Protección

Sino estamos protegidos ante ciertas actividades, podemos estar expuestos a la competencia y perder nuestra posición en el mercado, veamos ante que nos debemos proteger:

• Protegernos contra la posibilidad de que el producto falte
  • Aquí tenemos tres opciones, tener un proveedor que nos asegure su stock, tener varios proveedores o tener un inventario considerable como para hacer frente a la demanda. También podemos usar la técnica de requisición viajera explicada mas abajo.
• Por un aumento de demanda
  • Sería la misma opción que el tratamiento de arriba, a no ser que sepamos con antelación que esto va a suceder, por lo tanto debemos abastecernos antes del periodo donde la producción a aumentar, esto se denomina existencias de reserva de la cual hablaremos un poco mas abajo.
• Contra incremento de costos.
  • A veces los proveedores quieren aumentar sus costos en materia prima, lo cual lleva a un incremento de precio del artículo que producimos o comercializamos, para ellos deben tener claras las políticas de compras y a su vez firmar acuerdos con el proveedor que en el caso de ocurrir esto, nos dará un margen de tiempo antes de incrementar sus costos.

Peligros integrados en los inventarios

• Reducción de ganancias
  • Puede ocurrir que por un exceso de inventario tengamos productos que estén apunto de caducar o hayan perdido el valor inicial por empezar a quedarse obsoletos.
• Deterioro de los productos
  • Suele ocurrir en el sector de productos perecederos o cuando por otras razones ambientales, accidentes… tengamos productos deteriorados los cuales no vamos a poder salvar. Tener un seguro en estos casos puede ser de gran ayuda.
• Ladrones.
  • Es un hecho que debemos proteger nuestra empresa y sus bienes contra este tipo de problemas, para ellos existen cientos de agencias de seguridad
• Carencia de demanda por el cliente.
  • Suponiendo que ciertos artículos se dejen de vender o caiga mucho su demanda, en ocasiones se puede pactar con el proveedor de la devolución de materia prima o artículos en un cierto periodo de tiempo.

La importancia de la administración de los inventarios

La importancia de la gestión de inventarios, es mantener un equilibrio entre lo que hay que gastar y lo que se va a vender ya sea producto o servicio, de forma que se cubran de manera eficaz, las demandas tanto a grado de organización como la de los consumidores.

Inventarios ABC y como se realizan

Se apoya en realizar un estudio de los inventarios realizando ciertos niveles de inversión, con enfoque en conseguir un mejor control y administración sobre los inventarios, que dado a su cantidad y precio deben estar en constante observación. La investigación de los inventarios se necesita para entablar 3 conjuntos de productos A, B, C.

Los equipos tienen que formarse entorno a la cantidad de partidas y su precio. Principalmente el 75% del total del inventario está formado por un 25% de los artículos y el 75% de los productos forman el 25% de lo invertido.

Los productos “A” integran los inventarios que forman el 75% de la inversión y el 25% de los productos, en la situación de una estructura 75/25. Los artículos “B”, con un costo intermedio, abarcan una cantidad menor en los inventarios que los productos “C” de este conjunto y al final los artículos “C”, que poseen un costo limitado y van a ser un enorme conjunto.

Este sistema posibilita regir lo invertido en 3 conjuntos para situar su enfoque en el funcionamiento de los productos “A”, que forman el 75% del capital en los inventarios, para que por medio de su preciso control y cuidado, pueda ser constante o en varias ocasiones alcance minimizar la inversión en inventarios, por medio de una gestión ​óptima

Ejemplo Inventarios ABC

Inventarios, punto de reorden

El gerente de finanzas, antes de que se agote las existencias en almacén, debería realizar el pedido, tomando en cuenta la demora al recibirlo. El punto de reorden de los inventarios, es habitual encontrarlo en las organizaciones de carácter industrial, que se apoya en la realización de una señal al jefe delegado de realizarlos pedidos, indicando que el número de abastecimiento definido del producto roza el grado en que hay que realizar un nuevo pedido.

Técnicas para el control de inventarios

Vamos analizar las tres técnicas de gestión de los inventarios mas comunes de las organizaciones:

• La requisición viajera
• Existencias de reserva
• Justo a tiempo

La requisición viajera

La finalidad de esta herramienta de control de inventarios es minimizar al máximo la labor administrativa, puesto que previamente se marcaron los puntos de vista de control y aceptación y por este medio se establezcan otras demandas de compras y que no se tenga carencia de material o producto de los inventarios en las organizaciones. Hay 2 estrategias que se utilizan la requisición viajera:

• Realización de compra o pedidos programados. En éste el propósito es colocar la compra una vez que las unidades en almacén son escasas o suficientemente bajas para hacer frente a la demanda.
• Resurtidos periódicos. Este método es bastante famoso, generalmente una vez que se tiene predeterminado el control de inventarios. La iniciativa primordial de este método es saber la cantidad de unidades que se posee.

EXISTENCIAS DE RESERVA

La gran parte de las organizaciones están en la obligación de tener cierto número de existencias para responder a las necesidades del cliente en en el caso de que estas se incrementen de manera inesperada. Esta manera previsora se genera para reducir los golpes o momentos de cambio impredecibles de los productos.

De manera general es imposible poder predecir todos los inconvenientes y variantes que se presente en la demanda, aun cuando es bastante probable que las empresas tienen que tener un número determinado de existencias en reserva, debido a que si esto no fuera así podrían encontrarse con clientes descontentos..

Este tipo de reserva de inventarios se realiza por las organizaciones debido a su política de servicio y atención al cliente ya que les favorece con un aumento en la colaboración de mercado.

CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO

En este método de control, la iniciativa es que se adquieran los inventarios y se inserten en la producción en el instante en que se requieren. Esto necesita de compras completamente eficientes, proveedores óptimos y un método eficaz en el desempeño de inventarios. Una organización puede minimizar su producción por medio de una gestión más óptima, esto tiene relación con componentes internos y con la mejora continua.

Tienen la posibilidad de minimizar las materias primas primordiales debido su gran eficiencia interna, sin embargo esto depende en la mayoría de ocasiones a componentes fuera de la organización.

Calcular los costos de Inventarios

Debido a la gran variedad de proveedores y productos, sabemos que productos iguales tienen la posibilidad de conseguirse o crear a distintos precios. De manera que el inconveniente a afrontar, es el decidir qué precios son aplicables a los productos que se han comercializado y qué precios tienen que darse a los productos que quedan en el inventario. La mayor parte de los procedimientos aceptables para elegir los precios que son aplicables al inventario se fundamentan en premisa que se relacionan con:

• El flujo de las mercancías, por ejemplo, la premisa de que las mercancías se comercializan en el orden en que la compañía las compra o las produce, según se fabrica se vende.
• El flujo de los precios, como ejemplo ponemos la premisa de que a los productos vendidos les son aplicables los precios más actuales y que los precios más viejos son aplicables a las productos en almacén. Todo esto quiere decir que los productos que están tiempo en el inventario, ver la posibilidad de bajar el precio para que se vendan.

Procedimiento de “Identificación Específica”:

Si los productos en realidad tienen la posibilidad de identificarse como originarios de compras o realizados en producciones concretas, tienen la posibilidad de inventariarse a los gastos que presentan las facturas o los registros de gastos.

Este procedimiento pide que se realicen registros, mediante los cuales logren identificar los productos con exactitud y determinarse sus precios con precisión. Si bien este procedimiento puede parece tener sobresaliente motivo lógico, comúnmente es imposible de aplicar.

Procedimiento “Precio de la última factura”

Con este procedimiento se utiliza el gasto aplicable a la última orden de compra para realizar un análisis del productos existente. Pongamos un ejemplo con objetivos:

Supongamos que tenemos 200 productos en el inventario final.

Conforme el procedimiento en análisis, se aplicaría el costo de Dólar 1,30 a los 200 productos o sea, el resultado es Dólares. 260,00. Si existe un movimiento inmediato de los productos existentes en la operación habitual de la empresa y los productos se venden en el orden que se compran, el costo de la última facturación puede ocasionar resultados cercanos a los que se conseguirán por el procedimiento de identificación específica

Procedimiento del Promedio Sencillo:

El promedio aritmético sencillo de los importes por producto se establece realizando la suma de los importes por unidad del inventario inicial y de cada una de las adquisiciones, y dividiendo el resultado entre el número de compras más uno.

Valoración del inventario se obtiene la siguiente manera

Valoración del Inventario: 1,17 x 200 = Dól. 234,00. Este procedimiento es absurdo, pues a los gastos por unidad aplicables tanto a las compras relevantes como a las menores se les da igual valoración en la operación.

Procedimiento del Promedio.

El inventario mas el gasto de las compras se divide entre los productos comprados mas el inventario inicial, gasto de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más las del inventario inicial, concretándose un precio por unidad medio ponderado. Implementando este procedimiento, crea una valoración que se calcula de la siguiente forma:

Costo total = Dólar 940,00 Total Unidades = 800 Costo Unitario = 940 / 800 = 1,175 Valoración del Inventario = 1,175 x 200 = Dólar 235,00

Este procedimiento inicialmente incoherente, ya que se fundamenta en la premisa de que cada una de las ventas se realizan de una manera equitativa a cada una de las compras y que de los inventarios tendrán continuamente algunos de compras anteriores.

Como los gastos indicados por este procedimiento son afligidos tanto por las compras iniciales como por las últimas, puede mediar un retraso destacable entre los gastos de compra y las valoraciones del inventario. De esta forma, en un mercado alcista, los gastos medios ponderados por unidad van a ser menores a los gastos habituales, y en un mercado bajista, los gastos medios ponderados sobrepasarán los gastos normales

Procedimiento del Promedio Móvil o Movible

Este método es aplicable una vez que se lleva una estrategia de inventario perpetuo y se calculan nuevos gastos por unidad. El gasto de cada comercialización se establece con el promedio conseguido de la última compra y la valoración del inventario es la base del gasto por unidad del promedio móvil. Este procedimiento está ligado a la misma objeción teórica aplicada al promedio.

Este procedimiento está incluido que cada comercialización, se basa en parte de las mercancías de cada una de las compras anteriores, lo cual es opuesto al método general de la compra de comercialización.

Actualmente para la gestión de control y financiero, es primordial establecer cuál es la porción más óptima para invertir en un inventario, para el jefe de producción su interés va a ser el que mejor cubra la materia prima elemental para la producción inmediata y para los vendedores tener la seguridad de que cuentan con productos suficientes para cubrir las necesidades de cualquier evento que surja y que logre incrementar las funcionalidades de la organización a su vez la organización buscará la forma de reducir sus costos bajo las políticas de compra.

La gestión de los inventarios, realiza una contribución fundamental a las funcionalidades ya mostradas por la empresa y gracias a un buen sistema informático de gestión Con él la compañía puede hacer sus labores de elaboración y de compra reduciendo recursos, y además atender a sus consumidores con más velocidad, optimizando cada una de las ocupaciones de la compañía. La eficacia del método de gestión de un sistema de inventarios, es el resultado de la interacción entre las diversas superficies de la compañía, teniendo como premisas sus fines en general.