Gastos de administración con ejemplos

¿Qué son los gastos de administración?

Podemos definir los gastos de administración como los costes de la empresa que no están incluidos en las operaciones de ventas o costes de producción, son los denominados gastos no productivos. Los gastos de administración no son identificados en una solo departamento de la empresa, sino mas bien a nivel global de la misma, ya que estos costes van desde cualquier servicio de administración, como los sueldos de los jefes, material de oficina, etc.

Para los libros contables los gastos de administración son imprescindibles para poder realizar una gestión correcta de la empresa y poder soportar las acciones diarias de la compañía, y pese a ello estos costes no se pueden incluir en producción.

Gracias al análisis de estos costes en la administración, la compañía puede realizar unas proyecciones financieras y aumentar la plantilla en el momento adecuado.

Si bien hemos dicho que estos gastos son «no productivos», ya que no van relacionados directamente con ventas, también hemos de decir que estos costes de administración prevén a la empresa de un gran beneficio ya que permiten la correcta funcionabilidad de los departamentos para que la compañía pueda funcionar.

Estos costos en administración suelen ser independientes de la cantidad de ventas, así que esto nos indica que los costes siempre son iguales.

Debido a que estos gastos pueden reducirse sin afectar a la producción ni a la venta, por regla general si existiese una necesidad financiera es de donde primero recortan las empresas en caso de necesitarlo. Además de reducir el gasto de administración y no afectar a la producción, hay otro incentivo para reducirlo y es que los jefes suelen reducir no solamente por necesidad, sino por invertir en otra área.

Pero hay que tener cuidado ya que estos gastos se pueden reducir pero hasta un cierto punto, en caso de reducirlo en exceso la empresa tendrá problemas a la hora de funcionar correctamente.

• Enlaces relacionados para el control de los gastos de administración

Cuentas de costes de administración

Las cuentas de costes de administración pueden ser llevadas por un auxiliar contable o auxiliar administrativo dependiendo del tamaño de la empresa. Como bien sabemos los gastos de administración es un pasivo por tanto hay que contabilizarlo como tal, estos gastos se dividen en tres partes:

• Gastos de venta
• Costes financieros
• Gastos de administración

Una vez divididos y aclarados, podemos ver que los gastos de administración podrían ser por ejemplos:

• Nóminas
• Alquiler
• Mantenimiento y conservación
• Seguros
• Gastos varios de oficina.

Es interesante saber diferenciar entre los gastos de administración y los gastos administrativos. Los gastos de administración ya hemos visto que tiene que ver con los gastos recurrentes de la empresa, pero los costos administrativos son gastos que no tienen que ver directamente con la empresa.

También debemos tener en cuenta que varios gastos de gestión son puntuales, lo cual hace que tengamos que llevar un especial cuidado con estos costes y tener justificación de ellos.

Para poder realizar el cálculo de costes de venta y gastos de administración debemos restar la utilidad neta y la depreciación de la compañía de las ganancias brutas.

De manera general se utilizará como referencia las ventas/gastos en gestión para saber que cantidad de los ingresos a invertir para cubrir los costes de administración.

Ejemplos de gastos de administración

Veamos ejemplos de gastos de administración:

• Costes de aire acondicionado
• Internet
• Agua
• Teléfonos
• Móviles
• Calefacción
• Alquiler (de nave, oficinas, etc.)
• Seguros
• Suministros de oficina
  • Tóner
  • Folios
  • Bolígrafos
  • Material de oficina
• Servicios de enfoque público
• Nóminas
• Mantenimiento de la empresa
  • Bombillas
  • Enchufes
  • Herramientas etc.

¿A que cuenta va los gastos de administración?

Aquí te dejamos un ejemplo de los costes de administración con su registro en la contabilidad

Otros gastos de gestión

Además del pago de las nóminas de los jefes, altos cargos, y plantilla en general, en ocasiones surge otro gasto de administración, este es cuando la empresa necesita una ayuda externa a la organización, como puede ser una consultoría, abogado etc.

Un ejemplo de esto es si tenemos algún pleito con otra empresa o un trabajador o bien simplemente a la hora de auditar la empresa (esto mínimo debe ser anual) se contrata a otra empresa ajena a la compañía dedicada a las auditorias, esto se denomina outsourcing.

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