Automatización de procesos con ejemplos

La automatización de procesos hoy en día es como tener un ordenador en la empresa, vamos algo fundamental, muchas empresas se resisten a la automatización de procesos por miedo a los posibles errores, te voy a ser sincero, es mas probable un error humano que un error de automatización de un software.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos significa que un proceso el cual se está realizando manualmente lo realice un aplicación, máquina, software o cualquier programa diseñado para esta función. Pongamos un ejemplo de esto, cada vez que el empresario recibe un correo electrónico con las nóminas, automáticamente el programa de gestión imprime las nóminas sin necesidad de que el empresario tenga que ir al correo, descargar las nóminas e imprimirlas.

Vamos que el objetivo de la automatización de procesos es dar libertad al empresario para poder realizar otras tareas que requieren su atención.

La importancia de la automatización de procesos

La automatización de procesos tiene como objetivo facilitar la vida al empresario, a la dirección de la empresa e incluso a los departamentos de la empresa, ya que gracias a estos automatismos se consigue ahorrar tiempo y esfuerzo, lo cual es vital hoy en día con el mercado tan competente que existe.

Debo comentar que da igual el tamaño de la empresa, no por ser una empresa pequeña significa que no puede automatizarse, nada de eso, si es cierto que cuanto mas grande y mas departamentos mas se puede automatizar, pero para un empresario individual o un autónomo puede ser una gran ayuda al inicio, cuando se debe estar atento a tantas cosas y casi todo a la vez.

Automatización de procesos ventajas y desventajas

Ventajas de los procesos automáticos:

• Optimiza el tiempo del empresario o empresa.
• Favorece la atención al cliente al reducir la espera.
• Mejora los procesos de venta.
• Aunque se esté trabajando puede dar la sensación de que sí, por la programación de artículos, emails, etc.
• Mejora la distribución de la información como pueden ser el envío masivo de emails, centralitas virtuales, etc.
• Disminuye los posibles errores del factor humano

Desventajas de los procesos automáticos:

• Suelen tener un costo, aunque existen herramientas gratuitas.
• Puede que al inicio la configuración sea complicada.
• Al principio pueden existir fallos hasta comprobar como funcionan las herramientas.

Automatización de procesos ejemplos

Como no hay nada mejor que un ejemplo para entender como podemos beneficiarnos de las cosas, la automatización de procesos no iba a ser menos, vamos a poner unos ejemplos por departamentos para ver que beneficios puede ofrecer la automatización de procesos:

Automatización de procesos administrativos:

• Es uno de los puntos fuertes de la automatización de procesos ya que es donde mas se puede automatizar, por ejemplo:
• Si una factura se vence que automáticamente nos lo indique y pase a un «estado de vencida»
• Cuando un cliente no nos paga en fecha, puede pasar a una carpeta o un archivo de impagados, lo cual cuando pase esto le puede llegar un SMS al móvil indicando el problema para que solucione su pago.
• Se puede programar un envío masivo de emails con información relevante.

Automatización de procesos recursos humanos:

• Envío de nóminas por correo electrónico a cada trabajador.
• Impresión de las nóminas de los trabajadores.
• Comunicación relevante vía email.
• Cambiar el estado de las ofertas de empleo.
• Crear formularios con respuestas para posibles entrevistas y que te un resultado. Aquí se ahorraría mucho tiempo al descartar posibles entrevistas las cuales no pasarían el primer filtro.

Automatización de procesos en marketing:

• Creación del contenido en redes sociales una vez al mes y automatizarlo para que se publique de manera programada.
• Envío de emails y envío programado de las newsletter.
• Automatizar las citas con la empresa sin que el comercial pierda tiempo.
• Informar por SMS a los clientes de próximos vencimientos, promociones, etc.

Automatización de ventas:

• Tener un procesador de pago como TPV, Paypal.
• Pasarela de entrega, esto es un email automático cuando la empresa recibe un cobro, bien se le indica al cliente que la empresa ha recibido le pago y que se pondrá en contacto lo antes posible o bien se le da acceso a algo que ha comprado si es un código, clave o algo así.

Herramientas para automatización de procesos

Todas las herramientas expuestas aquí son gratuitas y las que no, es que considero que merecen la pena al menos probarlas, no recibo absolutamente nada de ninguna plataforma, ni soy socio de ninguna herramienta, así que una vez aclarado que esto no está patrocinado por nadie empecemos:

Boomerang de Gmail: ideal para la configuración de emails, recordatorios, realizar seguimientos, etc. Esta herramienta es gratuita.

IFTTT: Esta aplicación es muy buena para comenzar y tiene un plan gratuito, automatiza varias aplicaciones ya es ir viendo si te conviene o no, cierto que el plan gratuito es algo limitado pero para empezar puede funcionarte.

Power Automate: Si tienes una cuenta de Suite Microsoft 360 te sale gratis, sino puedes probar su prueba gratuita.

Conclusión

Sin lugar a duda las TIC revolucionaron las empresas gracias a su innovación tecnológica y esto era de esperar no se quedaron ahí, van evolucionando cada vez mas rápido para que la gestión de los procesos sea mas rápida, además solucionarnos problemas y poder dedicar el tiempo a lo que realmente es importante, es un paso mas en la búsqueda de la mejora continua y aumentar los procesos de calidad.

Espero que este artículo sobre la automatización de procesos te ayudase en lo que estabas buscando, en caso de alguna aclaración o ayuda con este tema puedes escribir un comentario o al correo electrónico.